Informatiebeheer - waarderen

60.000 uur; Een autobiografie

webmaster — Thu, 14 Nov 2019 11:32:27 +0000

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 14 november 2019 - 12:24pm

Belang gegevens en techniek

webmaster — Wed, 13 Nov 2019 17:28:28 +0000

Het belang van gegevens overstijgt altijd het belang van de techniek

Nr.:

Informatiemodel:

Selecteren

webmaster — Sun, 26 Feb 2017 21:43:09 +0000

Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden.
Activiteit binnen de selectie als onder 1 waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Alles is toetsbaar

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Archiefwet:

art. 3

Overig:

Op basis van ordeningsplannen catalogi is voorselectie mogelijk

Grondslag:

Levenscyclus:

2 Waarderen

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 3:45pm

Doelbinding

webmaster — Wed, 22 Feb 2017 23:25:11 +0000

De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.

Nr.:

104

Informatiemodel:

Grondslag

Selectielijst

webmaster — Mon, 20 Feb 2017 15:33:13 +0000

Een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Het valt aan te tonen

Gegevensbeheer archiefsysteem

Archiefwet:

art. 5 en 9

Archiefbesluit:

art. 2, 3, 4, 5 en 8

Overig:

Bewaarlijst - Een lijst die alleen te bewaren archiefstukken en archiefbestanddelen specificeert, met als uitgangspunt dat de rest vernietigd mag worden.
Vernietigingslijst - Een lijst die uitgaat van de bewaring van alles wat er niet in wordt genoemd.
Proces vaststelling selectielijsten
Site Nationaal Archief over waardering en selectie
Selectielijsten ter inzage
Vastgestelde selectielijsten
Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 4:15pm

Registreren

webmaster — Wed, 28 Dec 2016 15:39:32 +0000

Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

Proces NEN 15489:

Registreren

Uitgangspunt:

Het valt aan te tonen

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Toetsing en control

Archiefwet:

art. 3

Archiefregeling:

art. 17-20, 22, 24

Overig:

Bij het registreren en vormen van dossiers/zaken zijn een aantal kwaliteiten in acht te nemen die te maken hebben met de volgende aspecten:

Compleetheid
(1) Het dossier of zaak is compleet, er missen geen documenten, het dossier of zaak geeft voldoende informatie over de zaak waar het betrekking op heeft op een manier dat reconstructie ten behoeve van bewijs en verantwoording mogelijk is.
(2) De verzameling dossiers of zaken is compleet. Er missen geen dossiers of zaken. Het is bekend waar de dossiers of zaken te vinden zijn, welke dossiers of zaken vernietigd zijn, welke zijn uitgeleend zijn en welke op termijn te vernietigen of over te brengen zijn.

Juistheid en interpreteerbaarheid
De documenten die bij een zaak horen zijn op logische wijze in het dossier of bij de zaak opgenomen zodat het geheel voor de gebruikers op een begrijpelijke wijze en makkelijk te raadplegen is

Betrouwbaarheid
De originele documenten zijn in het dossier of bij de zaak opgenomen en zijn voor zover nodig voorzien van de benodigde handtekeningen of parafen of andere vormen van waarmerking.

Het aanleveren van de juiste versies documenten voor dossiervorming of om toe te voegen aan een zaak is overigens de primaire verantwoordelijkheid van de functionarissen uit het proces. Zij beschikken daarvoor over specifieke proces- en vakinhoudelijke kennis. Het is de verantwoordelijkheid van de functionnaris die de kwaliteit bewaakt om te controleren of deze documenten inderdaad aanwezig zijn.

Registratie en vindbaarheid
Benodigde kenmerken zoals een unieke identificatie (dossiernummer), de weergave van het gezichtspunt, de handeling, het object, de plaats en de tijd zijn in de registratie (beschrijving) van het dossier of zaak opgenomen. Deze beschrijving dekt als vlag de lading van de map. Uit deze kenmerken is te herleiden waar het dossier of de zaak betrekking op heeft en over welke periode een zaak heeft gelopen. Door goede registratie is een dossier of zaak snel vindbaar en tijdig beschikbaar.

Afsluiten
Een dossier of zaak wordt afgesloten op het moment dat het betrokken bedrijfsproces klaar is en dus de zaak is afgerond. Met het afronden van de zaak zijn aangegane verplichtingen of aan het dossier of zaak af te leiden rechten niet beëindigd. Het is aan het dossier of zaak en aan de registratie van dat dossier of zaak te zien dat een zaak is afgerond. Er zijn verschillende momenten waarop de waarop de teller van de wettelijke bewaartermijn gaat lopen.
- De datum afsluiting van een dossier of zaak of
- De datum waarop een aangegane verplichting of recht is vervallen

Klasseren
Vanuit het gezichtspunt van de zaak en de rol van de organisatie daarin is het dossier of zaak voorzien van het correcte ordeningskenmerk afkomstig uit bijvoorbeeld een taxonomien als de basisarchiefcode, de UDC, een productencatalogus, de productbegroting.

Waarderen
Dit is het vanuit de kennis over de context van de organisatie, desamenleving en eventueel de inhoud van eigen selectielijsten bepalen van de bewaarbelangen van dossiers of zaken. Daarmee wordt de juiste bewaartermijn vastgelegd met een verwijzing naar het toegepaste onderdeel cq categorie van een selectielijstvan als extra kenmerk van de beschrijving van het dossier of zaak. Een en ander eventueel in overleg met de archivaris. Wanneer er sprake is van vernietiging, start op het moment dat belangen, rechten en plichten zijn beëindigd de termijn waarna daadwerkelijke te vernietigen is. Feitelijke vernietiging is alleen toegestaan indien aan formele voorwaarden is voldaan. Deze kunnen onderdeel zijn van het eigen informatiebeleid en daarop gebaseerde procedures of afspraken.

Materiele staat
Voor documenten en dossier in papieren vorm - Documenten zijn zodanig met snelhechters in een map opgenomen dat de volgorde en samenhang niet zomaar kan worden verbroken. Dossiers die voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen zijn ontdaan van schadelijk materiaal zoals ijzerwerk, plastic en dergelijke. Deze documenten zijn opgenomen in zuurvrije mappen met duurzaam hechtmateriaal (zippels) en bij overdracht naar het archief verpakt in zuurvrije ‘Amsterdamse’ dozen.
Voor informatie in digitale vorm - Digitale informatie voldoet technisch en qua registratie aan de vereisten gesteld door erkende lichamen zoals standaardenorganisaties.

NB!
Op grond van de toekomstige Wet open overheid en de implementatie van de Dataprotectieverordening van Europa zal het belang van goed registreren alleen maar toenemen,

Grondslag:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 28 december 2016 - 4:00pm

Waardeloos

webmaster — Fri, 12 Aug 2016 06:00:13 +0000

Waardeloze stukken moeten worden vernietigd.

Auteur:

J.A. Zaalberg

Herkomst:

Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën (blz. 25)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

2 Waarderen

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 12 augustus 2016 - 8:00am

Waarderen

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 21:21:56 +0000

Vernietiging

Vernietiging van informatie is een beheershandeling, die zoveel mogelijk transparant en controleerbaar moet plaatsvinden. Het resultaat van het feitelijk vernietigen is onomkeerbaar. Omdat onoordeelkundig vernietigen tot grote schade kan leiden voor een organisatie hebben diverse organisatie-onderdelen, maar ook individuele functionarissen, hierin een eigen verantwoordelijkheid. Zij moeten allen in de gelegenheid gesteld worden om op enig moment een aandeel te leveren in de vernietiging met de bijbehorende argumentatie.

Waarderen

Vernietiging is een onderdeel van het proces van waarderen. Dit proces omvat:

activiteiten gericht op het bepalen van de bewaartermijnen van archiefbescheiden,
het uitvoeren van voorselectie en/of selectie,
het uitvoeren van de feitelijke vernietiging en
het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.

In dit proces worden diverse, soms zelfs tegenstrijdige, belangen afgewogen. Deze belangen zijn kort gezegd van administratieve, juridische, financiële en cultuur-historische aard. De belangen hebben zowel betrekking op de organisatie ansich als ook op de rechten en plichten van belanghebbenden.

Het vaststellen van bewaartermijnen van gegevens vindt plaats op grond van het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang.

Archieffunctie

De uitvoering van het proces van waarderen is een van de vier hoofdactiviteiten die in het kader van de archieffunctie binnen een organisatie wordt uitgevoerd. Hoewel het waarderen primair een taak is voor de informatiebeheerders, wordt zij verricht in nauwe samenwerking met anderen zoals verantwoordelijken, belanghebbenden en materiedeskundigen.

De archieffunctie heeft als hoofddoel te komen tot een betrouwbaar, authentiek, consistent en doelmatig archief ten behoeve van de voorbereiding op en uitvoering van de taken van een organisatie en ten behoeve van de controle daarop. De voortschrijdende digitalisering van de administratie heeft verregaande consequenties voor de archieffunctie. Men moet er rekening mee houden dat de informatie in de analoge (= papieren) omgeving in toenemende mate niet meer de complete neerslag is van het gemeentelijk handelen. Door het leggen van verbanden tussen de analoge en de digitale informatie kan de gewenste volledigheid weer worden bereikt.

Digitalisering

Voor informatiebeheerders is het daarom van belang ook inhoudelijk inzicht te krijgen in de digitale gegevens. Dit inzicht houdt meer in dan het alleen kennis hebben van de in gebruik zijnde systemen in de organisatie. DIV zal kennis moeten opbouwen over de relatie tussen (bedrijfs)processen en de gegevens, over de locatie van de betrokken gegevens. Ook zal bij DIV bekend moeten zijn wie de gebruikers en eigenaars van de informatie zijn.

Om een afgewogen oordeel te kunnen geven over de functie en de waarde van de betrokken gegevens zal daarom gestructureerd (meta-)informatie verzameld moeten worden.

De kennis over functie en waarde gegevens is vervolgens van toepassing bij:

beheershandelingen als overbrenging, vervanging, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden;
activiteiten als pakketselectie en opstellen business cases,
opstellen van functionele specificaties en/of een programma van eisen (PVE).
vaststellen van te gebruiken gegevensdragers (analoog en digitaal) en
planning, bouw en inrichting van archiefruimtes

Levenscyclus:

2 Waarderen

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 23 januari 2006 - 12:00am

Kernexpertise

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 20:12:16 +0000

Als gevolg van de opkomst van elektronische media, wordt het archivistisch vakgebied gedwongen zich te richten op haar kernexpertise: het bepalen van de waarde van informatie.

Auteur:

J.J.M. Uijlenbroek

Herkomst:

Designing electronic document infrastructures, 's Gravenhage, 1997. (Stelling III)

Informatiemodel:

Actor

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 6 december 2007 - 10:15pm

Context

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 19:43:16 +0000

’Ieder verhaal is afkomstig van iemand die alles vanuit zijn eigen standpunt bekijkt en beschrijft of vertelt’.

Auteur:

Lesboek Sprekend verleden

Herkomst:

Paul Scheffer, Iedere Hollander heeft de pest aan Holland, Trouw van 14 januari 2006

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 15 januari 2006 - 11:30pm

Informatiebeheer - waarderen

60.000 uur; Een autobiografie

Informatiemodel:

Trefwoord:

Belang gegevens en techniek

Informatiemodel:

Selecteren

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Doelbinding

Informatiemodel:

Selectielijst

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Registreren

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Waardeloos

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Waarderen

Vernietiging

Waarderen

Archieffunctie

Digitalisering

Tags:

Levenscyclus:

Grondslag:

Kernexpertise

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Context

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: