Informatiebeheer - architectuur

Reinventing archives for electronic records: Alternative service delivery options

webmaster — Fri, 25 Mar 2022 12:08:12 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 25 maart 2022 - 12:55pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
2031_BearmanHedstrom.pdf	791.77 KB

Informatie- en archiefmanagement Uitgangspunten, schema en metadata

webmaster — Sat, 02 Dec 2017 11:25:27 +0000

Dit document is vanuit het perspectief van de Archiefwet 1995 bedoeld als basis
1)    voor het digitaal werken aan zaken, projecten of andere activiteiten,
2)   voor keuzes van digitale systemen waarmee het digitaal werken wordt ondersteund en
3)   voor toetsing van het digitaal werken.

Dit document bevat daarvoor uitgangspunten, een aanzet voor een metagegevensschema en op basis daarvan een overzicht van toe te passen metadata.

Onder digitaal werken wordt in dit document verstaan het in de context van de betrokken organisaties volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt , ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt.

Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal was (born digital) of bestaande informatie op papier die is gedigitaliseerd.

Het document bevat op sommige punten een detaillering van de bestaande uitgangspunten uit het in oktober 2015 door het College van Leeuwarden vastgestelde referentiekader, Informatiebeheer - Belang en uitgangspunten. Bij de samenstelling van dit document is ook gebruik gemaakt van onderdelen van het bestek uit de aanbesteding van 2014 en de andere documenten
Het document is opgesteld in samenwerking met collega’s van de DDFK gemeenten en de gemeente Waadhoek io.

Het document is te beschouwen als een momentopname. Verandering van inzichten en/of technische mogelijkheden kunnen leiden tot nieuwe geactualiseerde versies.
Afwijken van de in dit document opgenomen punten kan alleen na instemming van de respectievelijke gemeentearchivarissen. Een afwijking is te documenteren door middel van een verklaring van betrokken verantwoordelijken.

Zowel de DDFK gemeenten als de gemeente Leeuwarden hebben een gemeentearchivaris aangesteld. Deze rol is in de gemeente Waadhoeke io op een andere manier ingevuld.

Jaar:

2017

Datum:

woensdag, 8 november 2017

Versie:

Herkomst:

Gemeente Leeuwarden

Gemeente Waadhoeke io

DDFK gemeenten

RefMan:

10156

Ontwikkelingsstadium:

Expeditie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Bijlage	Grootte
20171108UitgangspuntenFunctionaliteitenDigitaalWerken_v1.pdf	1.28 MB

Metadataschema

webmaster — Sun, 29 May 2016 19:52:36 +0000

NEN-ISO 23081: Logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden.

Uitgangspunt:

Basis voor metadata

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 12

Archiefregeling:

art. 19

Overig:

Het schema heeft wel met metadata te maken maar het betreft eigenlijk een schema van objecten op metaniveau.
Per object is aan te geven welke metadata van toepassing is.
Ook wel metagegevensschema genoemd.
Heeft een nauwe relatie met
- Een ordeningsplan voor digitaal werken
- Informatiearchitectuur

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 mei 2016 - 9:45pm

Architecture

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 14:26:34 +0000

Dit is een korte film met een heldere uitleg over architectuur in de breedste zin van het woord.

Film van MAYAnMAYA

Citaat: "This is a short film about architecture in its broadest sense. This film is a companion piece to our film about information. Want to know more about how architecture will drive profound change in a connected world? Pre-order our new book, it's a survival guide for the future. "

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 24 juni 2010 - 6:30pm

EDRMS (RMA)

webmaster — Tue, 08 Mar 2016 22:03:39 +0000

As a result, vast quantities of vital corporate information, often relating to its most important functions and processes, remain almost completely untouched by the EDRMS. When it fails to integrate with the HR system, the finance system, the virtual learning environment, laboratory equipment, the website and the CRM what are you left with? A damned expensive sledgehammer to crack the nut that is the largely ephemeral contents of most network drives.

Auteur:

Steve Bailey

Herkomst:

Has EDRMS been a success? The case for the prosecution, Records management futurewatch, 2008.

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 22 april 2008 - 2:00pm

Data-atlas

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 15:50:41 +0000

… Zo bevat de plattegrond van elk systeem: de namen van de data en de door gegevensuitwisseling gevoede verbindingen met andere systemen. Het is dus net een atlas. Je hebt systeem A voor je, je leest wat de functie is van systeem A, wat het behelst aan gegevens, je ziet dat het een verbinding onderhoudt met systeem B. Wil je daar meer van weten, dan zoek je in het boek alfabetisch naar systeem B. En daar lees je wat het specifieke nut van systeem B is. Je ziet onder andere dat systeem B een relatie onderhoudt met systeem C, D en E, maar ook met A als het goed is. Het is dezelfde verbinding. …...

Auteur:

Gerrit Krol

Herkomst:

60.000 uur; Een autobiografie, Querido Amsterdam, (blz. 97-98)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 6 februari 2006 - 10:45pm

Criteria voor kwaliteiten

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:16:05 +0000

Een poging tot indeling van het onderdeel kwaliteit van mijn model:

In het informatiebeheer staat eigenlijk de beantwoording van een aantal vragen centraal

is de informatie op te nemen?
is de informatie te vertrouwen?
is de informatie terug te vinden?
is de informatie langere tijd te bewaren?
is de informatie geschikt voor hergebruik?

Deze vragen hebben betrekking op de volgende aspecten die te vertalen zijn naar kwaliteitseisen

de informatie is van belang
- In dit geval gaat het om de belangen en risico-afwegingen om over informatie te (blijven) beschikken. Er zijn in dat geval criteria nodig om informatie te verwerken en de bewaartermijnen te bepalen
de informatie is betrouwbaar en authentiek
- er zijn voldoende maatregelen genomen om aan te tonen dat de te gebruiken informatie beschikbaar, juist, controleerbaar, volledig interpreteerbaar
- de informatie is dat wat het beweert te zijn, het is onweerlegbaar
de informatie is vindbaar en toegankelijk
- er zijn voldoende kenmerken (metadata) vastgelegd om de toegankelijkheid en vindbaarheid te garanderen
de opslag en bewaring voorzien in het voortbestaan van de informatie en zij is leesbaar
- er zijn maatregelen genomen ten aanzien van de technische omgeving waarbinnen de informatie wordt opgeslagen en bewaard.
hergebruik van de informatie is mogelijk
- er zijn maatregelen genomen waardoor beschikbaarheid en uitwisseling van informatie mogelijk is.

Toevoeging 10/2/2016: zie ook de wat uitvoeriger geformuleerde uitgangspunten op deze site.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 17 augustus 2004 - 8:15am

Informatie compleet

webmaster — Mon, 25 Jan 2016 07:08:44 +0000

In geval van verwijzingen naar andere interne systemen worden gerelateerde gegevens als kopie in het vragende systeem opgenomen.

Nr.:

100

Informatiemodel:

Informatieobject

Ordeningsstructuur en selectielijsten

webmaster — Sat, 31 Oct 2015 16:31:14 +0000

Ordeningsstructuur

Een selectielijst moet volgens het Archiefbesluit 1995 aansluiten op de ordeningsstructuur van een organisatie. Volledig digitaal procesgeoriënteerd werken maakt het nodig nog eens naar het begrip ordeningstructuur te kijken. De fysieke functionele barrières van het papier vallen door het digitaal werken immers weg. Dat kan tot gevolg hebben dat er misschien een aangepast ordeningsmodel nodig is.

Het woord ordeningsstructuur wordt in de huidige wetgeving niet expliciet gedefinieerd. In de Archiefregeling, die alleen van toepassing is op permanent te bewaren informatie, wordt het woord structuur beschreven als "logisch verband tussen de elementen van een document of van een archief" (art 1 sub p). De nadruk ligt dan op de samenstelling 'logisch verband'. Dit is een indeling waarbij ordeningskenmerken de basis zijn voor het groeperen en in een bepaalde logische volgorde plaatsen van informatie. Dit betreft niet de individuele informatieobjecten in de vorm van documenten maar aggregaties van informatieobjecten zoals series en dossiers (zaken).

Dat houdt ook in dat om technische redenen niet perse een fysieke ordening nodig is. Zo kent papier inherent de nodige technische beperkingen. Als gevolg daarvan kan bijvoorbeeld een papieren document slechts eenmalig volgens één gezichtspunt in een daarvoor geschikt dossier of serie worden opgenomen. Wanneer er sprake is van meer gezichtspunten wordt er gebruik gemaakt van kopieën of schriftelijke verwijzingen in dossiers en/of (kaart)systemen. Gevolg daarvan is dat verbanden tussen verschillende gezichtspunten, wanneer ze niet expliciet zijn vastgelegd, lastig te leggen zullen zijn. Een voorbeeld daarvan zou kunnen zijn het 'bonnetje van Teeven'. Mogelijkerwijs was tussen de zaak die het regelen van de afspraken met Cees H. betrof en de financiële administratie van het ministerie en/of het openbaar ministerie, waar de boekhoudkundige verantwoording centraal staat, geen directe verbinding gelegd. (Hoewel deze met enige kennis van zaken wel te beredeneren was).

Voorwaarden

Een goede ordeningsstructuur, een ordening die dat logische verband weergeeft, moet aan een vijftal voorwaarden voldoen.

Het moet alomvattend zijn in de zin dat alle informatie plaatsbaar moet zijn.
De structuur moet exclusief zijn, elk informatieobject kent in eerste instantie slechts één logische plaats.
Er is een inwendige cohesie. Hiermee wordt bedoeld dat de indeling van de thema's in hoofd- en bijzaken evenwichtig is.
Verder moet de structuur zo zijn dat de systematiek als geheel en in zijn onderdelen functioneel is in relatie tot het aantal informatieobjecten en de hervindbaarheid van elk daarvan.
Als laatste moet de structuur zo expliciet zijn dat ingrepen en veranderingen herkenbaar en zichtbaar zijn.

De ordening van papieren dossiers vindt in gemeenteland in de meeste gevallen plaats op basis van de basisarchiefcode (BAC), dit is een ordeningsstructuur die voldoet aan deze voorwaarden. Deze ordening is de primaire ordening in eerste instantie gericht op de functies of taken vanuit het gezichtspunt van de organisatie.

Secundair kan er in analoge situaties in een dossier op verschillende manieren aanvullend worden geordend, bijvoorbeeld primair chronologisch of alfabetisch op trefwoord, persoonsnaam of subjectnaam of objectnaam en vervolgens chronologisch. De inhoud van een dossier wordt vervolgens aan de hand van bepaalde ordeningsprincipes en kenmerken gedetailleerder ingedeeld. Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld chronologisch of (via tabbladen met) onderwerpen, personen, objecten en dan chronologisch.

Digitaal

Conceptueel is digitaal werken anders. Echt digitaal werken is meer dan het automatiseren van de papieren situatie. Het is het inzetten van beschikbare digitale functionaliteiten die de manier van werken fundamenteel gaat veranderen. Dit geldt ook voor de manier waarop invulling is te geven aan de vereiste van ordeningsstructuur. Er blijft natuurlijk altijd sprake van groepering op bepaalde kenmerken. Een groot verschil is al dat de controle over plaatsing en zoeken en vinden van informatie is overgegeven aan software en hardware in de vorm van storagevoorzieningen (e-depot) en cloud. In die zin heeft de techniek het roer overgenomen. Op logisch wat abstracter niveau is het deels echt anders en is het deels hetzelfde gebleven. Het gaat vermoedelijk de kant op van services (API's) in combinatie met linked data gebaseerd op de eigenschappen van het semantisch web.

Eigenlijk zou bij digitaal werken als een van de uitgangspunten moeten gelden dat alles zich gedraagt als een proces dus ook projecten en andere activiteiten. Gemeenschappelijk kenmerk van dat generieke proces is dat het start vanwege een gebeurtenis, dat daarbinnen informatie wordt verwerkt, dat het resultaten oplevert en dat het vervolgens wordt beëindigd. De processen, projecten en andere activiteiten die volgens het principe van dit generieke proces uitgevoerd worden zijn op type niveau te beschrijven en op te nemen in een catalogus. Deze beschrijvingen zijn in diverse logische volgordes op te vragen. De indeling en volgorde wordt afgedwongen door de vastgelegde functionele (ordenings)kenmerken die een directe relatie hebben met de taken van de betreffende actor. Bij gemeenten zijn thema's en indelingen die komen uit de basisarchiefcode (BAC), IV3, OWMS etc. voorbeelden van deze kenmerken.

Ordening

De primaire ordening is komen te liggen op het niveau van het generieke proces en dan eigenlijk het feitelijke proces in de zin van het proces, project en ander activiteiten zoals die worden uitgevoerd. Dit wordt in het schema Iets genoemd. Overigens passen ook een organisaties zelf, organisatieonderdelen, medewerkers en vergadergremia in dit stramien van generiek proces.

De primaire ordening is te beschouwen als resultaat van de ontstaanscontext. De informatie binnen dit geheel kan altijd chronologisch en alfabetisch worden gesorteerd op beschikbare kenmerken. Dezelfde kenmerken maken het ook mogelijk door middel van filteren selecties te maken binnen dat geheel. Voor een proces zijn veel begrippen in omloop zoals werkproces, bedrijfsproces, primair proces etc. De catalogus, waarvan DSP en ZTC in beperkte zin voorbeelden zijn, is dan te beschouwen als het ordeningsplan.

Secundaire ordening vindt digitaal anders plaats die ontstaat in de gebruikers- en gebruikscontext. Het gaat dan functioneel gezien om het al dan niet tijdelijk groeperen van informatie uit lopende en afgeronde processen, projecten en andere activiteiten rond een persoon, een object, een subject, een gebeurtenis van resultaten van zoekopdrachten. Het gevonden resultaat is een tijdelijk 'dossier' dat chronologisch en alfabetisch kan worden gesorteerd op beschikbare kenmerken. Dezelfde kenmerken maken het ook mogelijk door middel van filteren selecties te maken binnen dit geheel. Een dergelijk resultaat kan een persoonsdossier, cliëntdossier, objectdossier, panddossier etc. genoemd worden. Mooi zou zijn wanneer een zoekopdracht dat dergelijke resultaten levert opgeslagen kan worden. Nog mooier ook wanneer in sommige gevallen ook het resultaat als snapshot gefixeerd kan worden. Dit laatste is van belang omdat zoeken plaatsvindt in dynamische omgevingen waardoor dezelfde zoekopdracht op een ander tijdstip niet perse hetzelfde resultaat hoeft op te leveren.

De voorwaarden voor een goede ordeningsstructuur komen uit:

dr. H.M Brokken en dr J.P. Sigmond, drs J.E.A. Boomgaard, drs. H.H Jongbloed, J. Meinema, drs H. Spijkerman, Rapport Normering van primaire toegankelijkheid, Rijksarchiefdienst, 's Gravenhage, 1991. Reeks studies en rapporten 2, (blz 17-18) (ReffMan 322)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefbesluit 1995 (AB95)

Datum eerste publicatie:

donderdag, 26 maart 2015 - 10:15pm

Boekenkast (metafoor)

webmaster — Wed, 28 Oct 2015 06:58:26 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

De boekenkast als metafoor voor architectuur. Voor de beeldvorming misschien wel goed maar toch moeten we wel oppassen voor teveel denken in hokjes. De samenhang en verbanden zijn minstens zo belangrijk.

Herkomst: GEMMA

Informatiebeheer - architectuur

Reinventing archives for electronic records: Alternative service delivery options

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Informatie- en archiefmanagement Uitgangspunten, schema en metadata

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Metadataschema

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Architecture

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

EDRMS (RMA)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Data-atlas

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Criteria voor kwaliteiten

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Informatie compleet

Informatiemodel:

Ordeningsstructuur en selectielijsten

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Boekenkast (metafoor)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: