Informatiebeheer - NEN-ISO 15489

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN versie 2.0)

webmaster — Tue, 30 Jun 2020 19:16:02 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 30 juni 2020 - 9:10pm

Een man van de praktijk. P. Noordenbos: zijn leven, loopbaan en opvattingen over registratuur en archief

webmaster — Wed, 04 Jan 2017 11:22:47 +0000

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

woensdag, 4 januari 2017 - 12:15pm

NEN 2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur

webmaster — Tue, 17 May 2016 20:50:57 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Functionaliteiten

Datum eerste publicatie:

maandag, 23 juni 2008 - 5:00pm

Tafelgesprek: Archief is

webmaster — Sat, 26 Sep 2015 12:07:33 +0000

Vergissing

Een van de grote niveauvergissingen die dreigt gemaakt te worden is het idee dat digitaliseren en digitaal werken het automatiseren van de ons bekende papieren werkelijkheid is. Veel van de oplossingen uit het papier leveren schijnoplossingen in de digitale wereld. Om deze vergissing te vermijden zal daarom fundamenteler dan we nu doen de conceptuele basis van ons vak en de bijbehorende terminologie onder de loep genomen moeten worden.

Wat is een archief, wat is archiveren?

En dan kom ik direct bij een tweetal kernbegrippen te weten archief en archiveren. Als organisch geheel is een archief ieder geval niet een contextloze bibliotheek van enkele documenten die het eindresultaat van een zaak betreffen. Maar dan blijft de vraag wat is het wel? En wanneer we al archiveren wat doen we dan eigenlijk?

Naar mijn gevoel hebben wij hiermee als vakgenoten al de nodige moeite mee. De val waar vaak in getrapt wordt vertoont zich in de gedaante van begrippen als archiefwaardig, erfgoed, bewijs en verantwoording. Woorden met soms een haast mystieke lading die, wanneer de goede uitleg ontbreekt, leidt tot verkeerde beelden en interpretaties. Vaak laten we ook nog eens toe dat buitenstaanders vertellen wat een archief is en bestaande concepten opnieuw uitvinden. Wanneer we in zelf in projecten stappen is dat vaak vanuit een 'papieren denkraam'.

Nu geef ik toe dat woorden als archief, archiveren en archiefbescheiden nu niet direct aansprekende woorden zijn. Maar opmerkingen dat de omschrijving van een begrip als archiefbescheiden in de Archiefwet voor de verantwoordelijken wel erg moeilijk te begrijpen is doen zeker niet veel goed. Zeker wanneer dat niet het probleem is maar het probleem eigenlijk ligt bij een bijna laakbaar gebrek aan belangstelling voor en kennis van (het belang van) informatie bij de verantwoordelijken.

Niet veel nieuws onder de zon

Vanwege digitaliseren en digitaal werken heb ik al langere tijd gezocht naar een manier om aan buitenstaanders uit te kunnen leggen wat een archief is. Het woord kent veel verschillende betekenissen die in sterke mate context-afhankelijk zijn. Het woord archiveren probeer ik daarbij zo min mogelijk te gebruiken.Dit heeft geleid tot een tweetal schema's, een tabel en een aangepaste omschrijving van het woord archiveren wanneer ik het toch nodig heb.

In diezelfde schema's heb ik de primaire processen met de werkprocessen, de records management processen uit de NEN 15489, de processen van OAIS (de primaire processen van een archiefbeherende instelling) en de dimensies of functies van het records continuum met elkaar in verband kunnen brengen.

Hiermee kan ik aangeven dat een archief minstens twee fundamenteel verschillende gezichten heeft (Janus) en dat desondanks deze fundamentele verschillen met elkaar verbonden zijn en daarom ook eenvoudig uit te leggen zijn. En dat onder het motto dat er niet veel nieuws onder de zon is.

Het gesprek

Tijdens de KVAN dagen in Amersfoort heb ik hier tijdens de tafelgesprekken aandacht aan besteed. Uit de discussies kwamen voor mij als belangrijkste de volgende twee punten naar voren:

Het was niet duidelijk dat de schema's niet direct een proces weergeven. Vooral het schema "Archief is .. " geeft de aspecten of elementen van de onderdelen van een archief weer. De hoofdelementen zijn de activiteiten die leiden tot de vastlegging van informatie daarover vastgelegd en gefixeerd in informatieobjecten die een onderdeel zijn van de administratie (=archief) van een vormende actor. Het vastleggen en de activiteit zelf zijn de basis voor de context die is opgebouwd uit een belangrijk subjectief onderdeel, te weten de persoonlijke context en afhankelijk van de tijd en plaats andere meer 'objectieve' contexten. Context en activiteit leveren de basis voor de bewaarbelangen die te vertalen zijn in bewaartermijnen voor de informatieobjecten.
Vanuit het proces begint een en ander met de archivalisatie1. Dit is de bewuste of onbewuste keuze om informatie in behandeling te nemen. Een onderdeel van het generieke procesmoment beoordelen dat komt voor het registreren en behandelen. Op dat moment is informatie al vastgelegd in een informatieobject.

Bestanden

De schema's en de tabel die op tafel lagen zijn hier in PDF en PNG beschikbaar. Van deze documenten heb ik ook Engelstalige versies toegevoegd. Het document KVAN15_administreren, bevat een tabel waarin aspecten van archiefvorming en later archiefbeheer zijn verwerkt met gebruikmaking van zowel de NEN 15489 als de OAIS processen inclusief de dimensies van heet records continuum.

Als extra heb ik een presentatie toegevoegd die ik in 2013 bij de Provincie Fryslân heb gehouden over taal en en definities. Dit ging over de omschrijving van de begrippen archief en archiefbescheiden door de jaren heen.

Zie ook de laatste versie van schema Archief is inclusief toeliching.

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Bijlage	Grootte
20150406Archief is - (EN).png	1.17 MB
20150406Archief is - (EN).pdf	867.31 KB
20150406Archief is - (NL).png	1.17 MB
20150406Archief is - (NL).pdf	813.9 KB
20150603VanAdministratieNaarCollectie.png	61.04 KB
20150406VanAdministratieNaarCollectie_EN.png	61.3 KB
KVAN15_administreren.pdf	407.5 KB
KVAN15_administreren_EN_v2.pdf	535.82 KB
20130613Archief vind je ook op straat.PPTX	7.94 MB

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 5 juni 2015 - 8:15am

Basis voor metadata

webmaster — Mon, 17 Aug 2015 15:10:31 +0000

Als basis voor de metadata gaat de organisatie uit van standaarden en referentiekaders als NEN-ISO 23081-1, ISAD(g) , ISAAR(cpf), ISDF, OWMS en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Nr.:

Informatiemodel:

Processen van het archiefsysteem

webmaster — Mon, 17 Aug 2015 15:01:38 +0000

Het archiefsysteem bevat de volgende processen:

identificeren (bepalen of het archiefbescheiden zijn);
waarderen (bepalen van de waarde en de bewaartermijn);
opnemen (in het archiefsysteem);
registreren (vastleggen van (primaire) kenmerken);
klasseren (koppelen aan proces, project, activiteit, product, handeling);
opslaan (in een bestand op een gegevensdrager);
toegankelijk maken (voorzien van extra kenmerken);
volgen (procesvoortgang, rappel);
verwijderen (ten behoeve van overbrenging of vernietiging); en
documenteren (vastleggen van informatie over de voorgaande activiteiten).

Nr.:

Informatiemodel:

Archiefsysteem volgens NEN-ISO 15489

webmaster — Mon, 17 Aug 2015 14:36:59 +0000

De organisatie maakt gebruik van methoden, technieken en instrumenten die voldoen aan wettelijke normen. Als basis dient het archiefsysteem overeenkomstig NEN‑ISO15489.

Nr.:

Informatiemodel:

Een kwaliteitssysteem

webmaster — Sun, 16 Aug 2015 18:42:02 +0000

De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een op deze uitgangspunten gebaseerd kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling.

Nr.:

Informatiebeheer - NEN-ISO 15489

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN versie 2.0)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Een man van de praktijk. P. Noordenbos: zijn leven, loopbaan en opvattingen over registratuur en archief

Levenscyclus:

Informatiemodel:

NEN 2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tafelgesprek: Archief is

Vergissing

Wat is een archief, wat is archiveren?

Niet veel nieuws onder de zon

Het gesprek

Bestanden

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Basis voor metadata

Informatiemodel:

Processen van het archiefsysteem

Informatiemodel:

Archiefsysteem volgens NEN-ISO 15489

Informatiemodel:

Een kwaliteitssysteem

Informatiemodel: