Informatiebeheer - documenteren

Documentair en record

webmaster — Tue, 14 Feb 2017 10:23:16 +0000

Het bijvoeglijke naamwoord documentair slaat niet op het zelfstandige naamwoord document maar op het werkwoord documenteren, wat vastleggen (to record) betekent, vastleggen voor gebruik en hergebruik.

Met andere woorden documentaire informatievoorziening en records management zijn twee begrippen met dezelfde strekking en lading namelijk het beheren van van vastgelegde informatie.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 14 februari 2017 - 11:15am

Documentatie

webmaster — Tue, 10 May 2016 20:18:29 +0000

Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).

Proces NEN 15489:

Documenteren

Uitgangspunt:

Alles is toetsbaar

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Goed beheer

Koppelingen

Archiefwet:

art. 5 - 9

Archiefbesluit:

art. 8

Archiefregeling:

art. 17 – 19, 21, 23, 24

Grondslag:

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 mei 2016 - 10:15pm

Archiveren

webmaster — Tue, 12 Apr 2016 11:50:28 +0000

Het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.

Versie 11/1/2015

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 22 november 2014 - 5:30pm

Verificatie

webmaster — Sun, 20 Mar 2016 11:44:09 +0000

We must research, document, and remember – especially because the liars, the relativizers, and those who want to simply stop thinking about the events all continue in their work. Creative and heartless, they seek to bend the facts: to forget, displace, varnish over, escape from the responsibility of speaking the truth. Ultimately, not speaking the truth means ignoring the victims, including Marian Samuel.

Auteur:

Walther Seinsch

Herkomst:

Richard Cox, Into the Tunnel, Weblog Reading Archives, 12 april 2008

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 15 april 2008 - 10:30pm

Documentair en documenten

webmaster — Wed, 16 Mar 2016 22:49:59 +0000

Documentair in de context van documentaire informatievoorziening (DIV) is zoals ook het woord document afgeleid van het werkwoord documenteren, dit is het vastleggen van informatie voor gebruik en hergebruik.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Informatie

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 28 april 2015 - 11:45pm

Niet archiefwaardig maar zaakwaardig

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 20:18:32 +0000

Een boodschap overbrengen wordt moeilijk gemaakt wanneer de zender woorden gebruikt die de ontvangers in verwarring kunnen brengen. Een van die woorden is archiefwaardig. Op deze site heb ik daar al aandacht aan besteed.

Dat heeft vooral te maken met de beelden die zowel leken als ook DIVvers en archivarissen hebben bij de reikwijdte van het woord archief en de lading die aan dat woord wordt gegeven. Om met Kordes, de oud-president van de Rekenkamer, te spreken "archief = administratie1

Met andere woorden zo'n 95% of meer van een (overheids)informatiehuishouding is archief. De bewaartermijn varieert van een fractie van een seconde tot altijd. Alleen een zeer beperkte hoeveelheid van deze informatie (< 10%?) komt echt voor permanente bewaring in aanmerking. De rest kan/moet weg, maar dan wel gedocumenteerd. Zolang het bestaat is een vorm van goed beheer noodzakelijk.

Terug naar archiefwaardig. Ik kwam in een interne notitie een mooi woord tegen dat in ieder geval de rol van het woord archiefwaardig in het zaakgericht/zaaksgewijs werken kan overnemen: zaakwaardig.

Dit woord geeft als bijvoeglijk naamwoord precies aan wat de bedoeling is. Een zaakwaardig gegeven, een zaakwaardig document, een gegeven en document dat bij een zaak hoort en dus in een zaaksysteem kan worden opgenomen. Zodra deze een rol hebben bij een zaak zijn het als 'procesgebonden informatie' direct archiefbescheiden.

Dus hier een omschrijving:

Een gegeven is zaakwaardig wanneer het op basis van criteria geschikt is als onderdeel van een zaak in het zaaksysteem opgenomen te worden.

1. Kordes, F. G., Van archief naar informatievoorziening. Een omslag ?, Lezing voor de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland op 14 mei 1992 in Lelystad, issue Nederlands Archievenblad, no. Jaargang 96: Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1992.

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

woensdag, 18 mei 2011 - 6:45am

G - Vervanging volgens de wet

webmaster — Sun, 31 Jan 2016 22:26:22 +0000

Vervanging volgens de wet

Deze vorm van vervanging is van toepassing op

Verder,
Naar begin

Actie:

Voer de vervanging uit zoals beschreven in artikel 7 van de Archiefwet en artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit.

NB1: De zorgdrager moet een besluit in de zin van de AWB nemen dat via de geëigende kanalen bekend gemaakt moet worden. Bijvoorbeeld de ministeries in de Staatscourant, provincies en gemeenten in hun eigen media.

NB2: Indien gegevens betreffende personen worden vervangen moeten belanghebbenden de mogelijkheid krijgen om bezwaar te kunnen maken. Hoe daar mee om te gaan is is is afhankelijk van wat een overheidsorgaan zelf heeft geregeld in de afspraken / procedures rond de bekendmaking. Dit is te overleggen met de eigen juristen.

NB3: Vervangen is een vorm van verwerking van gegevens. In het geval van persoonsgegevens bestaat de kans dat op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens betrokkenen nadrukkelijk om toestemming gevraagd moet worden. Dit is te overleggen met de eigen juristen.

NB4: Voor digitale informatie loopt de route iets anders omdat de Archiefregeling in artikel 25 hierover (niet correcte?) aanvullende bepalingen bevat. Dit betreft het onderdeel digitaal => digitaal.

Archiefregeling
Art 25
lid 2
Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

Archiefbesluit
Art 6
lid 1
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
lid 2
De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2 eerste lid.

Art 8
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grand waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.

Elementen als verantwoordelijken, doel en gebruik van de informatie moet wel gedocumenteerd worden, zie hiervoor artikel 2 van het Archiefbesluit 1995

Archiefbesluit
Art 2
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties en bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
a. de taak van het desbetreffende orgaan;
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek.

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 25 juni 2004 - 9:45pm

Koppelingen

webmaster — Fri, 22 Jan 2016 23:00:01 +0000

De manier van koppeling en herkomst van de gekoppelde gegevens dient gedocumenteerd te worden. De bewaartermijn van deze documentatie is gelijk aan de bewaartermijn van de betrokken gegevens.

Nr.:

103

Informatiemodel:

Informatieobject

Processen van het archiefsysteem

webmaster — Mon, 17 Aug 2015 15:01:38 +0000

Het archiefsysteem bevat de volgende processen:

identificeren (bepalen of het archiefbescheiden zijn);
waarderen (bepalen van de waarde en de bewaartermijn);
opnemen (in het archiefsysteem);
registreren (vastleggen van (primaire) kenmerken);
klasseren (koppelen aan proces, project, activiteit, product, handeling);
opslaan (in een bestand op een gegevensdrager);
toegankelijk maken (voorzien van extra kenmerken);
volgen (procesvoortgang, rappel);
verwijderen (ten behoeve van overbrenging of vernietiging); en
documenteren (vastleggen van informatie over de voorgaande activiteiten).

Nr.:

Informatiebeheer - documenteren

Documentair en record

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Documentatie

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Archiveren

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Verificatie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Documentair en documenten

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archives

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Niet archiefwaardig maar zaakwaardig

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

G - Vervanging volgens de wet

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Koppelingen

Informatiemodel:

Processen van het archiefsysteem

Informatiemodel: