Informatiebeheer - vernietigen

Verwijderen is niet vernietigen

webmaster — Mon, 24 Sep 2018 16:18:18 +0000

Tot de methoden ter beperking van de verwerking van persoonsgegevens zou kunnen behoren dat de geselecteerde persoonsgegevens tijdelijk naar een ander verwerkingssysteem worden overgebracht, dat de geselecteerde gegevens voor gebruikers niet beschikbaar worden gemaakt of dat gepubliceerde gegevens tijdelijk van een website worden gehaald. In geautomatiseerde bestanden moet in beginsel met technische middelen worden gezorgd voor een zodanige beperking van de verwerking van persoonsgegevens dat de persoonsgegevens niet verder kunnen worden verwerkt en niet kunnen worden gewijzigd. Het feit dat de verwerking van persoonsgegevens beperkt is, moet duidelijk in het bestand zijn aangegeven.

Herkomst:

Overweging 67 uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Algemene verordening gegevensverwerking (AVG)

Beheershandelingen als proces

webmaster — Sat, 23 Jun 2018 11:00:08 +0000

Activiteiten als vernietigen, vervangen, overbrengen en vervreemden zijn te beschouwen als proces, te beschrijven in een zaaktype en uit te voeren als een zaak.

Nr.:

105

Informatiemodel:

Handeling

Voorraad blauwe kliko's

webmaster — Fri, 12 Jan 2018 22:10:21 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Kliko's voor te vernietigen documenten.

Album:

Levenscyclus:

3.3 Fysiek beheren

Informatiemodel:

Labels:

Doelbinding

webmaster — Wed, 22 Feb 2017 23:25:11 +0000

De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.

Nr.:

104

Informatiemodel:

Grondslag

Waarschuwing!

webmaster — Wed, 16 Nov 2016 20:54:36 +0000

Tekst voor een bijsluiter bij ICT-projecten en in acht te nemen bij besluiten/uitspraken:

De volgende woorden kunnen bij onjuiste interpretatie, verkeerde toepassing, domweg negeren van de strekking daarvan of vastzitten in het ‘papieren denkraam’ leiden tot levensbedreigende situaties, financiële schade, bestuurlijke schade, imagoschade met soms onherstelbare gevolgen en ernstige hoofdpijn.

Archief,
Archiefwaardig,
Archiefwet,
Archiveren,
Bericht,
Dik zaaksysteem,
Dun zaaksysteem,
Documentaire informatievoorziening (DIV),
Document,
Document Management Systeem (DMS),
Dossier,
Records management
Records management applicatie (RMA),
Vernietigen,
Vervangen,
Zaaksysteem

Consulteer voor gebruik altijd uw records manager cq archivaris

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Archiefwet? Informatiewet! Presentatie voor Platform Keteninformatisering van 15 november 2016

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 november 2016 - 9:45pm

Waardeloos

webmaster — Fri, 12 Aug 2016 06:00:13 +0000

Waardeloze stukken moeten worden vernietigd.

Auteur:

J.A. Zaalberg

Herkomst:

Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën (blz. 25)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

2 Waarderen

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 12 augustus 2016 - 8:00am

Waarderen

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 21:21:56 +0000

Vernietiging

Vernietiging van informatie is een beheershandeling, die zoveel mogelijk transparant en controleerbaar moet plaatsvinden. Het resultaat van het feitelijk vernietigen is onomkeerbaar. Omdat onoordeelkundig vernietigen tot grote schade kan leiden voor een organisatie hebben diverse organisatie-onderdelen, maar ook individuele functionarissen, hierin een eigen verantwoordelijkheid. Zij moeten allen in de gelegenheid gesteld worden om op enig moment een aandeel te leveren in de vernietiging met de bijbehorende argumentatie.

Waarderen

Vernietiging is een onderdeel van het proces van waarderen. Dit proces omvat:

activiteiten gericht op het bepalen van de bewaartermijnen van archiefbescheiden,
het uitvoeren van voorselectie en/of selectie,
het uitvoeren van de feitelijke vernietiging en
het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.

In dit proces worden diverse, soms zelfs tegenstrijdige, belangen afgewogen. Deze belangen zijn kort gezegd van administratieve, juridische, financiële en cultuur-historische aard. De belangen hebben zowel betrekking op de organisatie ansich als ook op de rechten en plichten van belanghebbenden.

Het vaststellen van bewaartermijnen van gegevens vindt plaats op grond van het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang.

Archieffunctie

De uitvoering van het proces van waarderen is een van de vier hoofdactiviteiten die in het kader van de archieffunctie binnen een organisatie wordt uitgevoerd. Hoewel het waarderen primair een taak is voor de informatiebeheerders, wordt zij verricht in nauwe samenwerking met anderen zoals verantwoordelijken, belanghebbenden en materiedeskundigen.

De archieffunctie heeft als hoofddoel te komen tot een betrouwbaar, authentiek, consistent en doelmatig archief ten behoeve van de voorbereiding op en uitvoering van de taken van een organisatie en ten behoeve van de controle daarop. De voortschrijdende digitalisering van de administratie heeft verregaande consequenties voor de archieffunctie. Men moet er rekening mee houden dat de informatie in de analoge (= papieren) omgeving in toenemende mate niet meer de complete neerslag is van het gemeentelijk handelen. Door het leggen van verbanden tussen de analoge en de digitale informatie kan de gewenste volledigheid weer worden bereikt.

Digitalisering

Voor informatiebeheerders is het daarom van belang ook inhoudelijk inzicht te krijgen in de digitale gegevens. Dit inzicht houdt meer in dan het alleen kennis hebben van de in gebruik zijnde systemen in de organisatie. DIV zal kennis moeten opbouwen over de relatie tussen (bedrijfs)processen en de gegevens, over de locatie van de betrokken gegevens. Ook zal bij DIV bekend moeten zijn wie de gebruikers en eigenaars van de informatie zijn.

Om een afgewogen oordeel te kunnen geven over de functie en de waarde van de betrokken gegevens zal daarom gestructureerd (meta-)informatie verzameld moeten worden.

De kennis over functie en waarde gegevens is vervolgens van toepassing bij:

beheershandelingen als overbrenging, vervanging, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden;
activiteiten als pakketselectie en opstellen business cases,
opstellen van functionele specificaties en/of een programma van eisen (PVE).
vaststellen van te gebruiken gegevensdragers (analoog en digitaal) en
planning, bouw en inrichting van archiefruimtes

Levenscyclus:

2 Waarderen

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 23 januari 2006 - 12:00am

Illegale vernietiging loont?

webmaster — Wed, 28 Oct 2015 23:23:34 +0000

Afbeelding:

Soort:

Scan

Een opmerkelijk verhaal uit Binnenlands Bestuur van 26 November 2004. Vernietiging vindt plaats terwijl documenten op grond van de WOB worden aangevraagd. En dat door een organisatie waarvoor nog geen selectielijst is vastgesteld laat staan gepubliceerd in de Staatscourant.

Het betreft een uitspraak van de Raad van State in een kwestie omtrent de openbaarheid van documenten van het Centraal Informatie- en Coördinatiepunt Infrastructurele Projecten (CICI), een 'inlichtingendienst' speciaal opgericht om tegenstanders van de Betuwelijn in de gaten te houden.

Zaaknummer: 200400011/1
Publicatie datum: woensdag 29 september 2004
Tegen: de Korpsbeheerder van de regiopolitie Gelderland-Zuid
Proceduresoort: Hoger beroep
Rechtsgebied: Kamer 3 - Hoger Beroep - Wet openbaarheid van bestuur

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Handeling

Labels:

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving

webmaster — Sat, 03 Oct 2015 21:07:59 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een recept

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving lijkt op het eerste gezicht en zeker vanaf de buitenkant moeilijker dan het in feite is.

Waar het om gaat is dat in de voorbereiding het kunnen vernietigen in een digitale omgving de noodzakelijke uitgangspunten al bekend en geformuleerd zijn en ook de juiste ingrediënten aanwezig zijn. Technisch en functioneel moet het natuurlijk wel mogelijk zijn bepaalde handelingen uit te kunnen (laten) voeren. Wanneer dat alles beschikbaar is wordt de uitvoering, het verzamelen en vastleggen van gegevens, het beoordelen van de waarde van de informatie en de uitvoering feitelijke vernietiging relatief eenvoudig. Relatief omdat het bepalen van de echte waarde van informatie veel kennis en inzicht vergt over de organisatie, haar taken en werk en haar rol in de maatschappelijke omgeving allemaal in relatie tot gewoontes, gebeurtenissen en bijzonderheden. En dit is een activiteit die los staat van de toegepaste technieken.

Uitgangspunten

Als eerste zijn uitgangspunten voor het selecteren en vernietigen in een digitale omgeving te formuleren. Deze uitgangspunten zijn niet uniek voor dit onderdeel, maar hebben wel hun uitwerking op de inrichting en architectuur van de informatiehuishouding en de bedrijfs- en beheersprocessen. De uitgangspunten zullen leiden tot het benoemen van functionaliteiten die het proces van waarderen,selecteren en vernietigen feitelijk mogelijk maken.

Hieronder staan een opsomming als voorbeeld.

alle informatie is van waarde, maar niet alles is even belangrijk. Dit betekent dat in het geval van overheden de Archiefwet 1995 op alle informatie betrekking heeft, maar dat deze wet afhankelijk van bewaartermijnen en risico-afwegingen niet perse in alle gevallen even zwaar in te zetten is. Het woord archiefwaardig kan dan ook achterwege worden gelaten of genegeerd.
alle handelingen, werkzaamheden, vergadergremia en ook organisaties en organisatie-onderdelen gedragen zich als een proces. Ze kennen een moment van starten, er wordt informatie verwerkt, er worden resultaten of producten gegenereerd en op een zeker moment is het 'proces' weer afgerond of opgeheven.
Voor processen en projecten spreekt dit vanzelf, maar ook een organisatieonderdeel kent een begin, moment van oprichting en een einde het moment van opheffing. Ook op dat niveau wordt informatie verwerkt en worden resultaten geleverd. Op die manier kan zelfs naar de informatie van de medewerkers in het persoonlijke domein gekeken worden. Ze komen immers in dienst, ze doen hun werk en ze vertrekken weer. De belangrijkste aspecten van deze groepen zijn in de vorm van kenmerken op typeniveau te beschrijven, waaronder de bewaartermijnen.
het bedrijfsproces is het vertrekpunt van de ordeningsstructuur. Het is de basis voor de primaire ordening.
op typeniveau is alle informatie over een proces vastgelegd in een catalogus (zoals een ZTC of een DSP)
de catalogus fungeert als centraal register (overzicht cq kernregistratie) waarin informatie over grondslagen, taken, actoren, het domeinen in de zin van processen, resultaten, de benodigde functionaliteiten, soorten informatie, typen informatieobjecten en toe te passen technieken wordt vastgelegd .
de catalogus levert aan de systemen op procesniveau en eventueel documentniveau informatie in de vorm van parameters die noodzakelijk is om vernietiging (en ook andere handelingen) mogelijk te maken
er mag alleen informatie in digitale systemen worden opgenomen die op typeniveau is beschreven in de catalogus (verweesde informatie is uit den boze)
de bewaartermijn van informatie is afhankelijk van de context waarin zij wordt verwerkt (termijn doelbindig is gelijk aan (wettelijke) bewaartermijn)
het vernietigingsproces is een in de catalogus op te nemen proces
de beslissing tot vernietiging blijft mensenwerk, de uitvoering kan geautomatiseerd plaatsvinden
de digitale systemen zijn functioneel in staat de te vernietigen informatie daadwerkelijk op gecontroleerde manier te vernietigen

Model

Zoals gezegd waardering, selectie en vernietiging in een digitale vereist een grondige voorbereiding. De benodigdheden zijn in het schema modelmatig weergegeven. In dit schema zijn de benodigde ingrediënten als concepten en objecten genoemd en met nummers geïdentificeerd.

De hoofdingrediënten

De belangrijkste ingrediënten zijn een centrale catalogus (10), het werkproces (8), de systemen (11) die het proces ondersteunen en waarin de informatie wordt verwerkt. In de catalogus (10) zijn op typeniveau kenmerken over processen (3) vastgelegd. Functioneel gezien moet deze catalogus (10) de basis zijn voor de uitvoering van een proces (8). Een deel van deze kenmerken worden gebruikt als parameters voor een digitaal systeem (11) dat technisch en functioneel 'weet' wat de betekenis is. Ook beschrijft de catalogus (10) op typeniveau de informatie (12) die in een proces (8) wordt verwerkt bijvoorbeeld de documenttypen.

De overige toe te voegen ingrediënten

Om welke gegevens gaat het dan? Daarvoor kan begonnen worden bij de grondslagen (1) die de basis zijn voor het beleid en de uitvoering daarvan (2). Dit geheel wordt vertaald naar een proces (3) op hoofdlijnen. Te gelijkertijd komen er (maatschappelijke) ontwikkelingen en bijzondere gebeurtenissen voor, kort gezegd trends (4) die ook de basis kunnen zijn voor het beleid en de uitvoering daarvan (2).

Over het proces (3) zijn kenmerkende gegevens (5) in de catalogus (10) vast te leggen. Deze hebben betrekking op de grondslag, de taak, de betrokken actoren, het domein waarin de taak wordt uitgevoerd, de mogelijke resultaten, de benodigde functionaliteiten, de soorten informatie, de minimaal voorkomende informatieobjecten en de toe te passen technieken.1

Wanneer gewenst kan aan het proces (3) ook een risiconiveau (6) toegevoegd worden. Ook dit is een kenmerk (5) dat ook in de catalogus (10) opgenomen kan worden. Op die manier kan inzicht verkregen worden in de risicovolle processen.

Waardering inclusief selectie en vernietiging van informatie vindt in principe zoveel mogelijk plaats op procesniveau. De waarderingsbeslissing die haar formele grondslag vindt in een selectielijst (9) wordt ook als kenmerk in de catalogus (10) opgenomen.

Een trend (4) kan als bijzonderheid gevolgen hebben voor de ideeën over de waardering van informatie die een relatie met de trend heeft. In dat geval kan op basis van de uitzonderingscriteria (7) die in een selectielijst (9) worden genoemd de bewaartermijn van vernietigen in permanent bewaren worden veranderd. Ook dit gegeven kan als kenmerk in de catalogus (10) worden opgenomen.

Op basis van de informatie uit de catalogus (10) komen voor de systemen (11) parameters beschikbaar op basis waarvan overzichten kunnen worden gemaakt met informatie over datgene wat voor vernietiging in aanmerking komt, wat betrekking heeft op trends (4). Functioneel moeten de systemen geschikt zijn om na een gegeven opdracht op basis van de parameters de transactie van vernietiging uit te voeren op een manier dat reconstructie niet meer mogelijk is. Van deze vernietiging moet een logverslag beschikbaar blijven als bewijs.

In deze constructie is een selectielijst niet meer dan een formele basis voor vernietiging. Voor de toepassing en vertaling van de lijst naar de informatie die in de uitvoering wordt verwerkt is de catalogus het centrale instrument.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gewaardeerd verleden; Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven

webmaster — Thu, 20 Aug 2015 22:17:59 +0000

Levenscyclus:

2 Waarderen

Informatiemodel:

Context

Bestanden:

Bijlage	Grootte
7994.pdf	2.13 MB

Informatiebeheer - vernietigen

Verwijderen is niet vernietigen

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Beheershandelingen als proces

Informatiemodel:

Voorraad blauwe kliko's

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Doelbinding

Informatiemodel:

Waarschuwing!

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Waardeloos

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Waarderen

Vernietiging

Waarderen

Archieffunctie

Digitalisering

Tags:

Levenscyclus:

Grondslag:

Illegale vernietiging loont?

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gewaardeerd verleden; Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven

Levenscyclus:

Informatiemodel: