Informatiebeheer - metadata

Het inventariseren van archieven

webmaster — Thu, 02 Mar 2023 18:46:54 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 2 maart 2023 - 7:13pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
2612.pdf	9.35 MB

Componenten in schema

webmaster — Mon, 14 Sep 2020 19:30:05 +0000

Overzicht elementen voor een catalogus

Dit overzicht gaat uit van mijn informatiemodel voor informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement, records management)1 In dit model staan context, informatieobject en handeling als basis voor semantische (betekenisvolle) informatie centraal.2 Het informatieobject bestaat uit twee componenten te weten een logische en fysieke. Het fysieke gedeelte bestaat uit analoge en digitale techniek. Op logische niveau zijn de elementen context, structuur en inhoud van belang. Op het grensvlak van het logische en fysieke niveau is het gedrag te plaatsen. Dit is het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) informatieobject de raadpleging of het gebruik ervan3. Voorbeelden van gedrag zijn formules of macro's die worden uitgevoerd op het moment dat een document wordt geopend of geraadpleegd.

De verschillende elementen hebben hun eigen kenmerken die ieder op hun eigen manier kunnen worden beschreven. Vaak zijn de elementen al te achterhalen uit diverse vormen van documentatie.

Er zijn verschillende (vak)disciplines binnen een organisatie die op een of andere manier een rol spelen in het informatiebeheer en zo met de archieffunctie bezig zijn. Deze disciplines hebben hun eigen documenten cq documentatie, methodes, instrumenten, termen en systemen waar deze elementen uit te halen zijn.

Overkoepelend, gegroepeerd, vertaald, samengevat en verwijzend kunnen ze allemaal opgenomen worden in het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht en deels in de catalogus zoals een structuurplan informatiebeheer of zaaktypecatalogus (ZTC). Het totaal is uiteindelijk een beschrijving op hoofdlijnen van een archief, archiefsysteem of record keeping system.

De tabel

Component	Informatieobject als object van zorg
niveau	logisch				fysiek
elementen	context	structuur	inhoud	gedrag		techniek analoog, digitaal
beschrijving van	taak aard van de gegevens, gezichtspunt, gebruik, eigendom, functie en waarde, proces, project, activiteit handeling zaak	vorm van de gegevens, redactionele vorm, documentypen, uiterlijke vorm, ontwikkelingsstadium, (versie), formulier sjabloon	handeling, object / subject, plaats, tijd	functionaliteiten		hardware, software, gegevensdragers, media, infrastructuur opslagruimte, (archief)bestanddelen, schrijfmiddelen, verpakkingsmateriaal
informatie uit	wet- en regelgeving, beleidsveld, taak, levenscyclus, waarderen, beschrijving organisatie en proces, procedures, selectielijst(en), rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), hotspot monitor, informatieplan, beveiligingsplan, architectuur register van verwerkingen	informatieplan, metadataschema, documentypecatalogus, standaarden, productencatalogus, proces(beschrijving), gegevensstructuur, huisstijl, architectuur	documenten, registraties	specificaties, functioneel ontwerp, programma van eisen		standaarden, referentiekaders programma’s van eisen, functionele specificaties, technische documentatie, automatiseringsplan, informatieplan, licenties, contracten, ict-architectuur
te vertalen naar	handelingenbank, beveiligingsplan, selectielijst(en), handboek AO met (proces)schema's, zaaktype, organogram, rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), Hotspot monitor ordeningskenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen	standaarden, referentiekaders metadataschema, gegevenswoordenboek, datamodel, formulieren, documenttype, -soort, schermopmaak, metataal (SGML, XML) RM-specificaties voor digitale systemen	archivistische kenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen trefwoorden thesaurus toegang index	programma van eisen, RM-specificaties voor digitale systemen, handleidingen,		technische documentatie, programma van eisen, handleidingen, functioneel-, applicatie- en systeembeheer, RM-specificaties voor digitale systemen
op te nemen in	architectuur overzicht (informatiehuishouding) catalogus (zaaktypen of anderszins) structuurplan informatiebeheer register van verwerkingen (documentair structuurplan) (zaaktypecatalogus)
uiteindelijk totaal beschrijving van	Informatiehuishouding Archief ECMS Archiefsysteem Record keeping system

Laatst bijgewerkt op 14 september 2020

1. Informatiebeheer betreft het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel (1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en (2) het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als (3) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is..
2. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
3. NEN 2082 par. 3.13 en de Archiefregeling artikel 1 sub h

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 maart 2008 - 10:30pm

Een eenvoudig schematisch model

webmaster — Wed, 02 Sep 2020 11:10:05 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Het model

Dit schema is een weergave van een eenvoudig informatiemodel dat een perspectief kan bieden op structuur, semantiek en de eigenschappen van het digitaal werken.1 In dit schema zijn een achttal objecten opgenomen die vanuit het perspectief van het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) van belang zijn. Onder digitaal werken wordt hier begrepen het in de context van de betrokken organisatie(s) volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt, ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt. Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal is (born digital) of bestaande informatie in papieren vorm die is gedigitaliseerd. In geval van ketens is er sprake van meer dan een organisatie.

Schematisch is er sprake van een

Definiërend niveau
1. Zaaktype (1) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van zaken van het zelfde type. Alle processen, projecten of andere activititeiten die een begin en een eind kennen worden in dit model als zaak beschouwd.2
2. Documenttype (2) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van documenten van hetzelfde type.
Uitvoerend niveau
1. Zaak (3) - De uitvoering van een zaak van een bepaald type. Definitie van een zaak is ‘een eindig complex van handelingen gericht op een bepaald doel’
2. Informatieobject (4) - ‘vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, die als eenheid kan worden behandeld
Technisch niveau
1. Applicatie (5) - Toepassing met functionaliteiten voor gebruik, hergebruik en beheer van de informatie-objecten (4) en digitale bestanden (6).
2. Digitaal bestand (6) - De digitale drager van de informatie
3. Bestandsformaat (7) - Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
4. Opslag (8) - Technische faciliteit met behulp waarvan de applicaties en bestanden zijn opgeslagen voor gebruik, hergebruik en beheer.

Semantiek

Semantisch gezien bestaan de volgende onderlinge relaties.

Een zaaktype (1) definieert een zaak (3) en bevat een overzicht van minimaal te gebruiken documenttypen (2).
Een documenttype (2) definieert een informatieobject (4)
Een zaak (3) bevat de informatie van een zaaktype (1)
Bij de uitvoering van een zaak (2) wordt gebruik gemaakt van een of meer applicaties (5)
Bij een zaak (3) horen een of meer informatieobjecten (4) van een bepaald documenttype (2)
Een informatieobject (4) wordt opgenomen in een of meer digitale bestanden (6)
Digitale bestanden (6) zijn van een bepaald bestandsformaat (7)
Een applicatie (5) verwerkt digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) bestaat uit digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)
Een digitaal bestand (6) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)

Van elk object kan bepaald worden welke metadata vast te leggen is. Het model kan een basis zijn voor een overzicht .

Kanalen

Kanalen zijn niet opgenomen als apart object. DIt zijn de processen, functionaliteiten en technieken waarmee gegevens aan een proces of zaken beschikbaar worden gesteld of waarmee gegevens vanuit een zaak of proces aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld. Als middel voor communicatie en uitwisseling zijn ze te beschouwen als integraal onderdeel van een zaak of proces.3

Het is wel noodzakelijk voor bewijs en reconstructie dat bij de procesbeschrijvingen ook informatie over de kanalen wordt vastgelegd.

Voorbeelden van kanalen zijn

het postproces,
een email cliënt,
digitale loketten met berichtenverkeer,
werkstations en tablets en dergelijke,
apps die toegang geven tot functionaliteiten en data
social media als Twitter, WhatsApp, Telegram etc.

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

In tegenstelling tot bijvoorbeeld het TMLO en de NEN 23081 zijn in dit model een record, de actor en de uitgevoerde of uit te voeren verwerkingen geen aparte objecten. Een record is geen zelfstandig object maar een concept (abstractie). Op basis van de context van een geheel van gegevens kan bepaald worden of het gaat om een of meer records. Het begrip record kan dan gebruikt worden als kenmerk. Wanneer een onderscheid tussen records en non-records niet relevant is is het gebruik van dit kenmerking ook niet relevant. Een actor is in dit model een van de kenmerken. De verwerkingen zijn te beschouwen als zelfstandige zaaktypen. De verwerking van de gegevens gecreeerd of ontvangen tijdens de uitvoering van dit type zaken is dan ook tussen de andere zaken terug te vinden.

En nu?

Het hier geschetste model kan de basis zijn van een metagegevensschema zoals omschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Het is wel aan te raden dan een verwijzing in de vorm van een concordantie naar de NEN ISO 23081 of afgeleiden daarvan, zoals het TMLO of opvolgers daarvan, samen te stellen.

[Aanpassingen gemaakt op 8/8/2020]

1. Krijtenburg, D., van Gelder J., van Bergen L., Mesdag T., Brattinga M., Janssen P., et al.
(2020). MIM - Metamodel Informatie Modellering.
2. Zie het "concept of the something" in R.S. Jonker, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information en de pagina net de titel Het Iets
3. Zie ook de pagina met de titel Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

MoReq2, Model requirements for the management of electronic records; MoReq2 Specification

webmaster — Mon, 16 Apr 2018 21:44:06 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

maandag, 16 april 2018 - 11:39pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
8153.pdf	1.29 MB

MoReq2, Model requirements for the management of electronic records; Appendix 9 to the Moreq2 specification: Metadata model

webmaster — Mon, 16 Apr 2018 21:37:54 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

maandag, 16 april 2018 - 11:32pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
8154.pdf	481.43 KB

Fichedoorschrijfsysteem

webmaster — Thu, 18 Jan 2018 14:17:30 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Vellen met voorbedrukte formulieren in de vorm van fiches voor het registreren van (ingekomen) documenten.

In dit geval gaat het om vier vellen met voorbedrukte fiches uit het jaar 1986, De registratie vond nog plaats met behulp van typmachines,.Het moedervel (het witte exemplaar) bleef als geheel in stand en had de functie van een chronologische agenda van ingekomen documenten. Dit werd met de andere witte vellen tot een bundel ingebonden in de vorm van een moederboek. Een moederboek kan omschreven worden als een register houdende de bovenste bladen van de fiches van een fichedoorschrijfsysteem.

Van de overige gekleurde vellen werden de fiches losgesneden en als (erg dunne) systeemkaartjes in kaartenbakken geplaats op volgorde van bijvoorbeeld archiefcode, naam afzender of datum rappellering. Wat ook wel voorkwam was dat een fiche aan het document of groep documenten werd gehecht.

Betekenis van de metadata-elementen (voorzover bekend)

Metadata-element	Betekenis
No.	Uniek voorbedrukt registratienummer. Door het unieke volgnummer voor te drukken waren konden daarmee geen vergissingen worden gemaakt.
Dec.nr	Decimaal nummer, classificatie volgens bijvoorbeeld de basisarchiefcode (verwijzing naar een dossier)
Dat. ontv,	Datum waaop het stuk is ontvangen. Het jaar 1986 is voorgedrukt.
Dat. st.	Datum van het stuk zelf.Ook hier is het jaar 1986 voorgedrukt
Nr.	Nummer dat op het ontvangen stuk aangetroffen kan worden
Afzender:	Naam, adres en woonplaats van de afzender
Rappeltermijn	Termijn waarbinnen intern het stuk of zaak afgedaan moet worden
Voorafgaand nr.	Verwijzing naar een voorgaand document (indien aanwezig)
Nr. afdoening	Nummer waaronder het stuk is afgedaan
Afgegeven	?

Het is jammer genoeg onbekend wat de herkomst van dit vel is.

Album:

Archiefstuk

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

‘The Wink that’s Worth a Thousand Words’: A Contemplation on the Nature of Metadata and Metadata Practices in the Archival World

webmaster — Wed, 13 Dec 2017 00:02:03 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

maandag, 4 december 2017 - 8:44pm

Relatie informatie en metadata

webmaster — Mon, 18 Sep 2017 08:07:58 +0000

Metadata is onlosmakelijk verbonden met de informatie die daarmee wordt beschreven.

Nr.:

Informatiemodel:

Metadata

webmaster — Thu, 23 Feb 2017 20:43:09 +0000

Metadata is informatie met informatie over informatie.

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Twitter @FBVF

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 14 februari 2017 - 11:15am

Functional Requirements for Bibliographic Records

webmaster — Sun, 15 Jan 2017 14:25:58 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

zondag, 15 januari 2017 - 3:15pm

Informatiebeheer - metadata

Het inventariseren van archieven

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Componenten in schema

Overzicht elementen voor een catalogus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Een eenvoudig schematisch model

Het model

Semantiek

Kanalen

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

En nu?

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

MoReq2, Model requirements for the management of electronic records; MoReq2 Specification

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

MoReq2, Model requirements for the management of electronic records; Appendix 9 to the Moreq2 specification: Metadata model

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Fichedoorschrijfsysteem

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

‘The Wink that’s Worth a Thousand Words’: A Contemplation on the Nature of Metadata and Metadata Practices in the Archival World

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Relatie informatie en metadata

Informatiemodel:

Metadata

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Functional Requirements for Bibliographic Records

Levenscyclus:

Informatiemodel: