Informatiebeheer - archiefbewaarplaats

Hoofdlijnen van de geschiedenis en organisatie van het archiefwezen

webmaster — Sun, 29 Jan 2023 11:38:33 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 januari 2023 - 12:25pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10676.pdf	22.92 MB

Nationaal Archief

webmaster — Sun, 24 Sep 2017 15:08:57 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Prins Willem-Alexanderhof 20, 2595 BE Den Haag

http://www.nationaalarchief.nl/

(Voorheen het Algemeen Rijksarchief)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Taak

Labels:

Overbrengen

webmaster — Sat, 17 Sep 2016 20:54:26 +0000

De (rechts)handeling waarbij het logische en fysieke beheer over de archiefbescheiden overgaan naar de beheerder van de archiefbewaarplaats.

Proces NEN 15489:

Archiefwet:

art. 12, 13 en 15

Archiefbesluit:

art. 9

Archiefregeling:

art. 26

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 17 september 2016 - 4:00pm

Archiefbewaarplaats

webmaster — Fri, 06 May 2016 19:49:52 +0000

Een bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.

De aanwijzing wordt gedaan door de zorgdrager.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Veilig en duurzaam opslaan

Archiefwet:

art. 1 sub f, 21 lid 1, 23, 25, 26, 28, 31 en 36

Archiefbesluit:

art. 13

Archiefregeling:

art. 27-41, 47-51

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 6 mei 2016 - 9:45pm

Archiefruimte

webmaster — Fri, 06 May 2016 19:39:20 +0000

Een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging. Primair zijn in deze ruimten archiefbescheiden op te nemen die voor permanente bewaring in aanmerking komen.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Veilig en duurzaam opslaan

Archiefwet:

art. 1 sub e, 21 lid 1

Archiefbesluit:

art. 13

Archiefregeling:

art. 2-46, 57

Grondslag:

Levenscyclus:

4 Bewaren

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 6 mei 2016 - 9:30pm

Digitale bewaarplaats

webmaster — Tue, 16 Feb 2016 21:15:18 +0000

Geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen.

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Verordening informatiebeheer Leeuwarden 2016, art. 1 sub h.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 21 november 2015 - 12:00am

Heves megyei Levéltár

webmaster — Thu, 04 Feb 2016 23:14:57 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Richtingaanwijzer naar Heves megyei Levéltár in Eger (Hongarije)

Zie voor informatie deze pagina op hetHongaarse Archiefportaal

Labels:

Luchtvochtigheidsmeter

webmaster — Fri, 15 Jan 2016 22:52:28 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Luchtvochtgheidsmeter met twee thermometers, een droge en een natte. Op basis van de relatie tussen de waarden van beide kon de relatieve luchtvochtigheid (RV) worden bepaald.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Bewaren

Labels:

Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten

webmaster — Wed, 18 Nov 2015 17:25:54 +0000

Aanleiding

Af en toe krijg ik te maken met de vraag of de gemeentelijke selectielijst zonder meer toepasbaar is op archieven van gemeenschappelijke regelingen. Hetzelfde punt is ook onderwerp van discussie geweest bij de vaststellingsprocedure van de actualisatie van de gemeentelijke selectielijst in 2012.

Het antwoord op deze vraag is te vinden in de manier waarop artikel 40 van de Archiefwet 1995 te interpreteren is.

Archiefwet 1995, artikel 40:

1. Een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Stb. 1989, 571) houdt tevens een voorziening in omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

3. Zolang bij een gemeenschappelijke regeling niet is voldaan aan de verplichting tot het treffen van een voorziening als bedoeld in het eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing de bepalingen die ter zake gelden voor de gemeente dan wel, indien een provincie aan de regeling deelneemt, voor de provincie, waar het ingestelde lichaam of orgaan is gevestigd.

Mijn stelling is dat

een selectielijst geen voorziening is omtrent de zorg zoals beschreven in artikel 40 van de Archiefwet 1995.
het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst te allen tijde een niet te delegeren of mandateren onderdeel van de zorgplicht is
de verplichting om een ontwerp te maken bij een individuele zorgdrager ligt.

Wat is dan een voorziening?

Het gaat bij het aantonen van deze stellingen vooral om het bepalen wat de betekenis is van het woord voorziening. Daarvoor is een kleine uitstap naar de voorganger van de huidige Archiefwet nodig. In het vrijwel gelijkluidende artikel 37 van de Archiefwet 1962 werd ter aanvulling nog beschreven wat binnen het domein van een voorziening thuishoort:

“een voorziening omtrent de zorg, de bewaring en het beheer … alsmede omtrent het toezicht daarop”.

In diezelfde wet waren voor de gemeente deze begrippen omschreven in de artikelen 23 tot en met 26. De zorg is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archief van een overheidsorganisatie. Met bewaring werd het aanwijzen van een archiefbewaarplaats bedoeld. Beheer had zowel betrekking op het beheer van overgebrachte archieven als op beheer van niet overgebrachte dynamische en semi-statische archieven. Voor de niet overgebrachte archieven was en is nog steeds de gemeentesecretaris verantwoordelijk.

In het proces van totstandkoming van de Archiefwet 1995 werd het derde lid van artikel 40 als een soort vangnet toegevoegd. Dit is gedaan omdat in veel regelingen geen voorziening is opgenomen en er wel de behoefte bij de wetgever bestond om in die gevallen alsnog wettelijke instrumenten te bieden. Aangezien bekend werd verondersteld wat tot die voorziening omtrent de zorg hoorde werd tegelijkertijd de aanvulling als zijnde overbodig weggelaten.

En dus

Gezien de strekking van de tekst van artikel 37 van de Archiefwet 1962 en het feit dat dit artikel vrijwel ongewijzigd in de Archiefwet 1995 is opgenomen, lijkt het woord voorziening nog steeds alleen betrekking te hebben op het vaststellen van waar de verantwoordelijkheid voor (1) de zorg en (2) het beheer te beleggen zijn, (3) te bepalen welke archiefbewaarplaats in aanmerking komt en (4) wie de archiefinspectiebevoegdheid gaat krijgen.

In de tekst van een (gemeenschappelijke) regeling zijn deze onderdelen als voorziening op te nemen, bij voorkeur met een verwijzing naar alle vier onderdelen. Deze zijn verder uit te werken in interne regelingen als archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer.

Wanneer deze voorziening niet in de tekst van een regeling is opgenomen zijn de regels van een centrumgemeente als voorziening overeenkomstig van toepassing. Uit de regels van een centrumgemeente valt dan te destilleren waar de genoemde verantwoordelijkheden te beleggen zijn en welke onderdelen als gevolg daarvan nader te regelen zijn.

En de selectielijst?

Een selectielijst valt als instrument hierbuiten. Zij is pas van kracht wanneer zij door de minister van OCW is vastgesteld en bekendgemaakt in de Staatscourant op basis van een ontwerp van de zorgdrager. Daarom is een selectielijst van een andere orde dan de eerder genoemde interne regelingen. Er is geen bevoegdheid, noch via delegatie noch via mandaat, om vanuit de tekst van een gemeenschappelijke regeling een selectielijst vast te stellen. Ook ontbreekt de bevoegdheid bij de zorgdragers om zelfstandig een lijst voor een bepaalde organisatie van kracht te verklaren. Dit is de bevoegdheid van de minister.

Archiefwet 1995 Artikel 5:

1. De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

2. De lijsten worden vastgesteld, voor zover het betreft:

a. archiefbescheiden van de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koning: bij koninklijk besluit, op voordracht van Onze minister, in overeenstemming met het betrokken overheidsorgaan;

b. archiefbescheiden van de ministeries: door Onze minister en Onze minister wie het mede aangaat;

c. archiefbescheiden van andere overheidsorganen: door Onze minister.

3. Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

Op grond van de eerder genoemde voorziening is de verplichting tot het ontwerpen van een selectielijst komen te liggen bij het onderdeel dat overeenkomstig belast is met de archiefwettelijke zorg. In veel gevallen zal dat het Dagelijks Bestuur van een gemeenschappelijke regeling (GR) zijn. De op deze manier aangewezen zorgdrager is vervolgens gehouden het besluitvormingsproces zoals omschreven in artikel 5 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 te doorlopen.

Het is wel mogelijk om met qua taken gelijksoortige organisaties gemeenschappelijk een lijst op te stellen. De zorgdrager kan overwegen een bestaande selectielijst volledig over te nemen, zoals de gemeentelijke lijst. Hij kan ook overwegen voor zijn taakgebied een eigen lijst samen te stellen, terwijl voor de onderdelen bestuursondersteuning en bedrijfsvoering relevante gedeelten van bestaande lijsten overgenomen kunnen worden.

Wanneer in een GR provincie en gemeenten en in sommige gevallen ook Waterschappen en het Rijk samenwerken, kan door de betrokken GR een keuze worden gemaakt welke selectielijst de voorkeur heeft. Zowel gemeenten, provincies en waterschappen beschikken over eigen selectielijsten voor alle taken. Met het Rijk is het wat lastiger aangezien hier gewerkt wordt met aparte selectielijsten per beleidsveld of taakgebied. Deze op de PIVOT-methode geënte lijsten hoeven niet in alle gevallen geschikt te zijn voor een WGR.

Achtergrond

Archiefrecht, Bohn Stafleu Van Loghum, 1996, losbladige uitgave onder redactie van prof. Dr. F.C.J. Ketelaar en dan de toelichting op artikel 40 van de Archief 1995 (A40-1 t/m A40-3)
F.C.J. Ketelaar, Archiefrecht, onder het kopje Gemeenschappelijke regelingen in het Nederlands Archievenblad nr. 74 (1970), blz. 231-235.
Archiefwet 1962 artikelen, 23-26 en 37
Archiefwet 1995 artikel 40
Archiefwet 1995 artikel 5
Archiefbesluit 1995 artikelen 2-5

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 april 2014 - 10:00pm

Zeeuws Archief

webmaster — Thu, 15 Oct 2015 21:01:02 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

De vestiging van het Zeeuws Archief (Het van de Perre Huis)

Album:

Archiefbeherende instellingen

Informatiebeheer - archiefbewaarplaats

Hoofdlijnen van de geschiedenis en organisatie van het archiefwezen

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Nationaal Archief

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Overbrengen

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Archiefbewaarplaats

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Archiefruimte

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Digitale bewaarplaats

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Heves megyei Levéltár

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Luchtvochtigheidsmeter

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten

Aanleiding

Wat is dan een voorziening?

En dus

En de selectielijst?

Achtergrond

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Zeeuws Archief

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: