Informatiebeheer - zaak

Zaak

webmaster — Sun, 08 Jan 2023 21:12:57 +0000

Een zaak is het geheel van de binnen een zekere tijd ten aanzien van een bijzonder geval gestelde handelingen.

Het lijkt onnodig het begrip zaak nauwkeuriger te omschrijven dan hier geschiedt. De omschrijving voldoet, indien duidelijk blijkt, dat in de archivistiek een zaak niet is een ding (res), ook niet een onderwerp van bestuur, maar een concreet geval (casus).

In: Nederlandse archiefterminologie 1962, nr. 66

Informatiemodel:

Handeling

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 januari 2023 - 10:10pm

Een eenvoudig schematisch model

webmaster — Wed, 02 Sep 2020 11:10:05 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Het model

Dit schema is een weergave van een eenvoudig informatiemodel dat een perspectief kan bieden op structuur, semantiek en de eigenschappen van het digitaal werken.1 In dit schema zijn een achttal objecten opgenomen die vanuit het perspectief van het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) van belang zijn. Onder digitaal werken wordt hier begrepen het in de context van de betrokken organisatie(s) volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt, ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt. Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal is (born digital) of bestaande informatie in papieren vorm die is gedigitaliseerd. In geval van ketens is er sprake van meer dan een organisatie.

Schematisch is er sprake van een

Definiërend niveau
1. Zaaktype (1) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van zaken van het zelfde type. Alle processen, projecten of andere activititeiten die een begin en een eind kennen worden in dit model als zaak beschouwd.2
2. Documenttype (2) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van documenten van hetzelfde type.
Uitvoerend niveau
1. Zaak (3) - De uitvoering van een zaak van een bepaald type. Definitie van een zaak is ‘een eindig complex van handelingen gericht op een bepaald doel’
2. Informatieobject (4) - ‘vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, die als eenheid kan worden behandeld
Technisch niveau
1. Applicatie (5) - Toepassing met functionaliteiten voor gebruik, hergebruik en beheer van de informatie-objecten (4) en digitale bestanden (6).
2. Digitaal bestand (6) - De digitale drager van de informatie
3. Bestandsformaat (7) - Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
4. Opslag (8) - Technische faciliteit met behulp waarvan de applicaties en bestanden zijn opgeslagen voor gebruik, hergebruik en beheer.

Semantiek

Semantisch gezien bestaan de volgende onderlinge relaties.

Een zaaktype (1) definieert een zaak (3) en bevat een overzicht van minimaal te gebruiken documenttypen (2).
Een documenttype (2) definieert een informatieobject (4)
Een zaak (3) bevat de informatie van een zaaktype (1)
Bij de uitvoering van een zaak (2) wordt gebruik gemaakt van een of meer applicaties (5)
Bij een zaak (3) horen een of meer informatieobjecten (4) van een bepaald documenttype (2)
Een informatieobject (4) wordt opgenomen in een of meer digitale bestanden (6)
Digitale bestanden (6) zijn van een bepaald bestandsformaat (7)
Een applicatie (5) verwerkt digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) bestaat uit digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)
Een digitaal bestand (6) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)

Van elk object kan bepaald worden welke metadata vast te leggen is. Het model kan een basis zijn voor een overzicht .

Kanalen

Kanalen zijn niet opgenomen als apart object. DIt zijn de processen, functionaliteiten en technieken waarmee gegevens aan een proces of zaken beschikbaar worden gesteld of waarmee gegevens vanuit een zaak of proces aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld. Als middel voor communicatie en uitwisseling zijn ze te beschouwen als integraal onderdeel van een zaak of proces.3

Het is wel noodzakelijk voor bewijs en reconstructie dat bij de procesbeschrijvingen ook informatie over de kanalen wordt vastgelegd.

Voorbeelden van kanalen zijn

het postproces,
een email cliënt,
digitale loketten met berichtenverkeer,
werkstations en tablets en dergelijke,
apps die toegang geven tot functionaliteiten en data
social media als Twitter, WhatsApp, Telegram etc.

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

In tegenstelling tot bijvoorbeeld het TMLO en de NEN 23081 zijn in dit model een record, de actor en de uitgevoerde of uit te voeren verwerkingen geen aparte objecten. Een record is geen zelfstandig object maar een concept (abstractie). Op basis van de context van een geheel van gegevens kan bepaald worden of het gaat om een of meer records. Het begrip record kan dan gebruikt worden als kenmerk. Wanneer een onderscheid tussen records en non-records niet relevant is is het gebruik van dit kenmerking ook niet relevant. Een actor is in dit model een van de kenmerken. De verwerkingen zijn te beschouwen als zelfstandige zaaktypen. De verwerking van de gegevens gecreeerd of ontvangen tijdens de uitvoering van dit type zaken is dan ook tussen de andere zaken terug te vinden.

En nu?

Het hier geschetste model kan de basis zijn van een metagegevensschema zoals omschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Het is wel aan te raden dan een verwijzing in de vorm van een concordantie naar de NEN ISO 23081 of afgeleiden daarvan, zoals het TMLO of opvolgers daarvan, samen te stellen.

[Aanpassingen gemaakt op 8/8/2020]

1. Krijtenburg, D., van Gelder J., van Bergen L., Mesdag T., Brattinga M., Janssen P., et al.
(2020). MIM - Metamodel Informatie Modellering.
2. Zie het "concept of the something" in R.S. Jonker, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information en de pagina net de titel Het Iets
3. Zie ook de pagina met de titel Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Versiebeheer

webmaster — Mon, 25 Jun 2018 20:18:41 +0000

Elke wijziging van een zaaktype, documenttype, zaak en informatieobject leidt tot een nieuwe versie daarvan

Nr.:

106

Informatiemodel:

Geen stukken maar zaken

webmaster — Tue, 18 Oct 2016 16:44:03 +0000

Het dient duidelijk te zijn, dat de administratie zaken behandelt en afdoet en geen stukken. Bij een behandeling van zaken worden stukken geproduceerd en ontvangen, die weergeven hoe deze behandeling van zaken verloopt. leder stuk speelt daarbij een rol, doch zijn betekenis en dus zijn plaats in het archief wordt bepaald door de zaak, waartoe een stuk behoort. De toepassing van een zaaksgewijze ordening (het dossierstelsel) is daarom noodzakelijk, wil het archief een juiste afspiegeling zijn, een juist beeld geven van de wijze, waarop de taak is verricht.

Het wezen van de administratie (het bestuur), haar (zijn) handelingen en organisatie moeten aldus blijken.

Herkomst:

De archiefordening en de Universele Decimale Classificatie (blz. 4-5)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 18 oktober 2016 - 6:45pm

Zaak vs dossier

webmaster — Tue, 29 Mar 2016 14:27:51 +0000

Een zaak is een informatieobject van het type dossier.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 augustus 2010 - 10:30pm

De relatie tussen proces, product, neerslag in combinatie met belangen en risico's

webmaster — Tue, 17 Nov 2015 22:45:36 +0000

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling. Voorbeeld van een proces is het verlenen van kapvergunningen. Het eindresultaat van een proces wordt product genoemd. Het object van een product is in de meeste gevallen niet een document maar een handeling, transactie of een dienst. De neerslag van deze handeling of transactie kan een document zijn dat wordt gebruikt voor communicatie met de klant. Voorbeeld van een product in het genoemde proces is de gevraagde kapvergunning (een besluit). Deze informatie kan via een brief of e-mail verstrekt zijn aan de klant (communicatie).

De slag naar het archief is nu eenvoudig te maken. In het archief is de neerslag van deze communicatie aan te treffen. Als leverancier van het product zorgt de archiefvormer ervoor dat zijn versie van de neerslag van een proces veilig terechtkomt in mappen en digitale systemen. Vanuit het perspectief van de documentaire informatievoorziening bevat een map of een dossier de documenten die zijn ontstaan en gebruikt tijdens het doorlopen van een zaak. Het begrip zaak betreft een eindigend complex van handelingen die zijn gericht op een bepaald doel. Je kunt stellen dat deze omschrijving vrijwel dezelfde strekking heeft als de omschrijving van het woord proces.

De documenten van een proces worden meestal per zaak in het betrokken dossier opgenomen.

Risico''s en belangen

De bedoeling is dat processen normaal en ongestoord kunnen verlopen en dat de archiefvormer producten van niveau levert. Wanneer een proces, een product of de neerslag daarvan niet voldoen aan bepaalde verwachtingen, afspraken, eisen en kwaliteiten dan loopt de organisatie risico''s en zijn bepaalde interne of externe belangen in het geding.

Risico

Bij een risico gaat het erom te bepalen hoeveel last een organisatie heeft wanneer een proces of activiteit niet doorgaat of wordt verstoord. Daarvoor zijn bijvoorbeeld drie niveaus mogelijk. In het kader van de millenniumovergang werd meestal een meer verfijnde indeling met zeven niveaus gebruikt.

Risico	Toelichting
1 hoog	Als het proces wordt verstoord dan heeft een organisatie er erg veel last van. Het kan haar op juridisch (incl. bestuurlijk), financieel en andere terreinen zodanig in de weg zitten dat het veel inspanning en tijd kost om de zaak weer recht te zetten. Ook kan het zijn dat het misgaan van een proces met een hoog belang verstorende consequenties heeft voor andere processen. Zo''n proces moet dus zoveel mogelijk ongestoord door kunnen lopen.
2 middel	Als het proces wordt verstoord dan heeft een organisatie er wel veel last van. Ook hier kan dat ons haar juridisch (incl. bestuurlijk), financieel en andere terreinen in de weg zitten. Ook kan het andere processen verstoren. Het oplossen van het probleem kost minder moeite of tijd dan bij processen met een hoog risico. Het zou wel goed zijn wanneer zo''n proces ook zoveel mogelijk ongestoord door kan lopen
3 laag	Als het proces wordt verstoord is het vervelend maar erg veel last zal een organisatie er niet van hebben.

Belangen

Per proces is vervolgens aan te geven welke belangen er mee gemoeid zijn. Belangen zijn een argument om gegevens te verzamelen/genereren, te bewaren, toegankelijk te houden en beschikbaar te stellen, maar ook om te vernietigen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire belangen. Dit zijn allemaal aspecten van de archieffunctie. De aanwezigheid van belangen geeft een extra indicatie voor de mogelijke risicoafweging. Ook hier geldt weer de beperking van de subjectiviteit.

Belang	Omschrijving
Juridisch	Dit betreft mogelijkheid tot verantwoording en bewijsvoering. Bestuurlijke componenten zoals formele besluitvorming etc zijn hier een onderdeel van.
Economisch/ Financieel	Veel van de goederen, producten en activiteiten zijn op geld te waarderen. Daarnaast kan wanprestatie van de kant van de organisatie leiden tot een financiële claim.
Administratief	De informatie is een productiemiddel en is nodig voor de dagelijks gang van zaken.
Privacy	De archiefvormer moet de persoonlijke levenssfeer van medewerkers, bezoekers en nog levende personen waarvan persoonsgegevens voorkomen in de bestanden beschermen.
Goodwill	Goodwill is de meerwaarde van een organisatie boven het zichtbare eigen vermogen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de meerwaarde opgebouwd uit elementen als het netwerk van relaties, de organisatie(structuur), de reputatie, de vestigingsplaats, knowhow, en de aanwezigheid van opgeleid personeel.

Het spreekt voor zich dat deze belangen onderling een nauwe relatie hebben. Wanneer bijvoorbeeld de privacy van bezoekers niet goed wordt beschermt kost dat goodwill en kan dat leiden tot financiële schadeclaims.

Bij de millenniumovergang zijn door organisaties ook wel andere criteria gebruikt. Dit was voor het bepalen van prioriteit van aanpak en controle van systemen waarin de jaarnotatie vermoedelijk niet goed was.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

maandag, 6 februari 2006 - 10:30pm

Het generiek proces 2.1

webmaster — Tue, 27 Oct 2015 23:23:37 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een kleine maar ingrijpende variatie op het schema dat bij de discussies rond het zaakgericht werken gebruikt wordt om het generieke proces weer te geven. De originele schema's zijn representaties van het 'papieren' paradigma. In een digitale omgeving moet dit denken echt losgelaten worden.

De laatste fase is daarom niet het archiveren maar het bewaren, bewaren en beschikbaarhouden van de informatie tot het weg mag of niet. Archiveren vindt tijdens alle fases van een proces, project of andere activiteit plaats. Het is een alomvattend proces.

Zie verder op deze site deze zoekopdracht

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Handeling

Labels:

Alles begint een keer en houdt weer op

webmaster — Sun, 16 Aug 2015 21:03:13 +0000

De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).

Kenmerkend is dat dit alles een begin en eind kent, waarbinnen het werk wordt uitgevoerd en informatie wordt verwerkt.
Dit alles gedraagt zich als een proces en wordt ook zo behandeld en vastgelegd.

Nr.:

Informatiebeheer - zaak

Zaak

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Een eenvoudig schematisch model

Het model

Semantiek

Kanalen

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

En nu?

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Versiebeheer

Informatiemodel:

Geen stukken maar zaken

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Zaak vs dossier

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

De relatie tussen proces, product, neerslag in combinatie met belangen en risico's

Risico''s en belangen

Risico

Belangen

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Het generiek proces 2.1

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Alles begint een keer en houdt weer op

Informatiemodel: