Informatiebeheer - aantoonbaarheid

Kwaliteitssysteem

webmaster — Sun, 29 May 2016 10:44:55 +0000

Organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, activiteiten, etc. die tezamen gericht zijn er voor te zorgen dat producten, processen of diensten zullen voldoen aan gestelde eisen. (Woordenboek Informatiedesk Standaarden Water).

Uitgangspunt:

Een kwaliteitssysteem

Archiefregeling:

art. 16

Overig:

Hoewel genoemd is het begrip in de Archiefregeling niet gedefinieerd.
Een kwaliteitssysteem beschrijft dus in feite wie waar op welk moment voor verantwoordelijk is en hoe alle taken uitgevoerd dienen te worden, opdat er een vooraf bepaalde kwaliteit bereikt kan worden.
Beschikken over interne regelingen en procedures, toepassen van normeringen en referentiekaders als NEN-ISO 15489, NEN-ISO 23081, NEN 2084, NEN 2082, BISL, ITIL en dergelijke zijn te beschouwen als onderdeel daarvan. Om te bepalen wat van belang is zijn eerst uitgangspunten te benoemen en vast te stellen. Voorbeeld daarvan staat hier.

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 mei 2016 - 12:30pm

Records management

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:46:51 +0000

Organizations should approach the selection of a records management solution strategically as it has a long-term impact on the enterprise. Consider business objectives for policy management, legal discovery and retention management, as well as integration with your content management infrastructure.

Herkomst:

Gartner - MarketScope for Records Management - 20 mei 2008

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 juni 2008 - 1:30pm

Vaststaand

webmaster — Sun, 20 Mar 2016 11:39:48 +0000

Was jederman für ausgemacht hält, verdient am meisten untersucht zu werden.

Auteur:

G.C. Lichtenberg

Informatiemodel:

Grondslag

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 mei 2005 - 12:30pm

Records management - (documentaire informatievoorziening)

webmaster — Tue, 08 Mar 2016 07:23:45 +0000

Het is

dat deel van het informatiebeheer waarmee conform wettelijke vereisten op aantoonbare manier gedurende de (wettelijke) bewaartermijnen vorm wordt gegeven aan

de betrouwbaarheid, vindbaarheid en bruikbaarheid van informatie die een functie heeft in een proces, project of andere activiteit,
het voortbestaan, beschikbaarheid en toegankelijkheid van die informatie en
het vernietigen, vervangen of overdragen van die informatie.

De basis voor deze functie bij overheden ligt in de Archiefwet 1995.

In feite

raakt het iedereen die te maken heeft met de verwerking van informatie. Dit kan zijn vanuit het perspectief van gebruiker of hergebruiker, maar ook vanuit het perspectief van beleid, architectuur, informatiebeveiliging, advies, beheer of toezicht.

Organisatieonderdelen als Informatiemanagement, Informatieadvies, Documentaire informatievoorziening (DIV) en ICT hebben hierin een ondersteunende rol. De manier van inzet van deze onderdelen wordt vooral bepaald door het gezichtspunt van de functionaris (beheer, beveiliging, informatieadvies, juridisch advies, gegevensbeheer, architectuur, control ed. ten aanzien van de informatie.

Voor het

vormgeven aan deze functue zijn er diverse kaders, standaarden en instrumenten aanwezig. Voor het opstellen van business cases, projectplannen, andersoortige verzoeken en wijzigingsvoorstellen kan gebruik gemaakt worden van instrumenten als RM-checklists. Op basis daarvan is samen met een informatieadviseur het volgende te bepalen:

de wettelijke bewaartermijnen van de informatie
de toe te passen RM-processen
de toe te passen RM-functionaliteiten
de vast te leggen RM-metadata

Bij de

uitvoering van projecten zijn deze aspecten te implementeren.

De belangrijkste aspecten van de RM-functie staan omschreven in het onderdeel Uitgangspunten.
Een voorbeeld van voor de belangrijkste aspecten voor een RM-Checklist staat op deze pagina records management beslisboom

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 8 maart 2016 - 8:15am

Weten of niet weten, dat is de vraag

webmaster — Sun, 06 Mar 2016 11:44:19 +0000

The message is that there are no knowns.
There are things we know that we know.
There are known unknowns.
That is to say there are things that we now know we don't know.
But there are also unknown unknowns.
There are things we don't know we don't know.

Auteur:

Donald Rumsfeld

Herkomst:

Gurteen.com - On not knowing by Donald Rumsfeld

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 7 augustus 2012 - 6:30pm

Negative evidence

webmaster — Sun, 06 Mar 2016 11:38:19 +0000

Negative evidence is when the very act of redaction is evidence in itself, when the absence of evidence operates as evidence in its own right.

Auteur:

Eyal Weizman

Herkomst:

Cora Currier, Redaction Art: How Secrets Are Made Visible, The Intercept, 5 maart 2016

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 6 maart 2016 - 12:30pm

Lifecyle of documents / Levenscyclus van gegevens

webmaster — Sat, 13 Feb 2016 20:36:21 +0000

Op deze site gebruik ik de 'lifecyle of documents' als een van de classificaties voor de opgenomen teksten. Deze indeling heb ik ook gebruikt voor mijn maandelijkse literatuuroverzichten.

Deze lifecycle komt uit het in 1990 door de Verenigde Naties gepubliceerde rapport 'Management of electronic records: Issues and guidelines, Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS)' (blz. 27-34).

In dit rapport zijn de resultaten en de bevindingen van een onderzoek naar de consequenties van het toenemend gebruik van digitale systemen bij de diverse onderdelen van de UN verwerkt.
De lifecycle is gebruikt voor het bepalen van beleidspunten en voor de structurering van de aanbevelingen. Naar mijn idee zijn deze stadia te hanteren bij alle stadia van beheer waardoor ze ook inpasbaar zijn de processen van een archiefbeherende instelling en in het concept van het records continuum.

Met het woord cyclus heb ik wel wat problemen. Het gaat hier meer om een gestructureerde logische indeling van aandachtspunten. Het idee is dat er altijd wel min of meer een kop en een staart te herkennen is (alles heeft een begin en een eind). Het woord cyclus suggereert iets circulairs, een soort rondgang. Na het eind start het begin weer. Maar vanuit het gezichspunt van de informatie lijkt dat niet het geval. Informatie ontstaat en verdwijnt na verloop van tijd ofwel door ingrijpen (vernietigen) of wel door verval.

Het woord document is in deze context tuim te interpreteren Misschien het beste als eender welke inhoud, ongeacht het medium (op papier of opgeslagen in elektronische vorm of als geluids-, beeld- of audiovisuele opname) of eender welk deel van een dergelijke inhoud. 1

De stadia van deze cyclus, zijn:

Thema	Was deze engelse term	Omschrijving
1 Ontstaan	Creation and identification	Ontstaan en identificatie
1.1 Definieren	Defining electronic records	Definitie van het begrippen als informatiebeheer, archief, archiefbescheiden etc, beschrijving van de toepassing en reikwijdte daarvan.
1.2 Benoemen informatiesysteem	Identifying electronic records systems	Begrenzing van het informatiesysteem waarbinnen de gegevens (archiefbescheiden) verwerkt worden. Kan ook een informatiesysteem binnen een keten zijn.
1.3 Benoemen bestanddeel	Identifying electronic records	Begrenzing van de eenheid die als enkelvoudig bestanddeel te beschouwen is (archiefbestanddeel, archiefstuk, item, object, archiefblok, informatie-object). Bijvoorbeeld: Document of registratie.
2 Waarderen	Appraisal	Het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang en het bepalen van de uiteindelijke bestemming daarvan.
2.1 Bepalen van de waarde	Appraising	Het vaststellen van de waarde en bewaartermijnen van gegevens in een bepaalde context.
2.2 Selecteren	Scheduling	Het bepalen wat wanneer te vernietigen is of over te brengen is naar een archiefbewaarplaats,
2.3 Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid	Assuring legality	Het vaststellen van de juridische waarde van de gegevens, garanderen van de integriteits, authenticiteit en de betrouwbaarheid (volledigheid, juistheid, beschikbaarheid en controleerbaarheid).
3 Gebruik, afstemming en toezicht	Control and use	Opslag, ontsluiting en beschikbaarstelling van informatie op basis van informatiebehoefte van de organisatie, inwoners, politiek, bestuur, controllers, juristen en archiefbewaarplaats(en).
3.1 Bewaken kosten	Controlling costs	Bewaken van de kosten die beheershandelingen (verwerkingen) met zich meebrengen. Kosten/baten en risico's.
3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden	Assigning responsability	Bepaling van de organisatieonderdelen, overheidsorganen, funtionarissen die verantwoordelijk zijn voor de gegevens. Dit kan zijn als als eigenaar, zorgdrager, verwerkingsverantwoordelijke of houder. Ook bepaling herkomst.
3.3 Fysiek beheren	Storing	Fysieke opslag van de archiefbescheiden en aanwijzing van verantwoordelijken voor het fysiek beheer.
3.4 Integreren	Integrating access	Standaardisatie en uitwisseling. De opslag van gegevens in verschillende formaten mag geen barriere zijn voor de toegankelijkheid en uitwisseling daarvan.
3.5 Documenteren	Documenting	Beschrijving van gegevens en systemen (metadata). Bepaling van standaarden voor documentatie. Ook ten behoeve van het bewaren van de context.
3.6 Beschikbaarstellen	Providing for use	Het feitelijk gebruik en het vaststellen van regels en afspraken voor het gebruik. Ook beschikbaarheid.
3.7 Beveiligen	Assuring security	Het waarborgen van logische en fysieke beveiliging, ten behoeve van de continuiteit van de organisatie, de vertrouwelijkheid van informatie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Het gaat om bescherming tegen interne en externe verstoringen.
4 Bewaren	Disposition	Betreft het langdurig bewaren. Vanuit het gezichtspunt van de archiefbewaarplaats permanent en over te brengen. Vanuit het gezichtspunt van de archiefvormer is het verwijderen nadat de bewaartermijn of overbrengingstermijn is verstreken. Was: Verwijderen (overdragen of vernietigen) Selectie en vernietiging van de informatie volgens de selectielijst die is vastgesteld in de waarderingsfase. Tevens overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Was: Overdragen (of vernietigen)
4.1 Voortbestaan	Preserving media	Het garanderen van het voortbestaan van betrokken informatieobjecten. Beter is: Het bewaren van de informatie inclusief context al dan niet met behoud van de oorspronkelijke informatieobjecten. Was: "De duurzame toegankelijkheid" en daarvoor "Het garanderen van de duurzaamheid van de betrokken gegevensdragers. "
4.2 Bewaren gedrag	Preserving functionality	Bewaren (in standhouden) van de originele functionaliteit en de documentatie daarover. Ook in geval van conversie en migratie.

1. Richtlijn 2003/98/EG van het Europese Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie, Publicatieblad van de Europese Unie, Luxemburg, 2003.
Publicatieblad Nr. L 345 van 31/12/2003 blz. 0090 - 0096, (art. 2 lid 3)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 18 september 2004 - 8:15pm

Management of electronic records: Issues and guidelines; Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS)

webmaster — Sat, 13 Feb 2016 20:15:44 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 16 september 2008 - 7:00am

Criteria voor kwaliteiten

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:16:05 +0000

Een poging tot indeling van het onderdeel kwaliteit van mijn model:

In het informatiebeheer staat eigenlijk de beantwoording van een aantal vragen centraal

is de informatie op te nemen?
is de informatie te vertrouwen?
is de informatie terug te vinden?
is de informatie langere tijd te bewaren?
is de informatie geschikt voor hergebruik?

Deze vragen hebben betrekking op de volgende aspecten die te vertalen zijn naar kwaliteitseisen

de informatie is van belang
- In dit geval gaat het om de belangen en risico-afwegingen om over informatie te (blijven) beschikken. Er zijn in dat geval criteria nodig om informatie te verwerken en de bewaartermijnen te bepalen
de informatie is betrouwbaar en authentiek
- er zijn voldoende maatregelen genomen om aan te tonen dat de te gebruiken informatie beschikbaar, juist, controleerbaar, volledig interpreteerbaar
- de informatie is dat wat het beweert te zijn, het is onweerlegbaar
de informatie is vindbaar en toegankelijk
- er zijn voldoende kenmerken (metadata) vastgelegd om de toegankelijkheid en vindbaarheid te garanderen
de opslag en bewaring voorzien in het voortbestaan van de informatie en zij is leesbaar
- er zijn maatregelen genomen ten aanzien van de technische omgeving waarbinnen de informatie wordt opgeslagen en bewaard.
hergebruik van de informatie is mogelijk
- er zijn maatregelen genomen waardoor beschikbaarheid en uitwisseling van informatie mogelijk is.

Toevoeging 10/2/2016: zie ook de wat uitvoeriger geformuleerde uitgangspunten op deze site.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 17 augustus 2004 - 8:15am

Relatie met bestaande wetgeving

webmaster — Tue, 03 Nov 2015 23:44:05 +0000

Juridische context

Grondslag

Voor overheidsorganen ligt het proces van vervanging vast in de Archiefwet en een aantal daarmee samenhangende besluiten en niet te vergeten de Algemene wet bestuursrecht (AWB) en in sommige gevallen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens.

Archiefwet 1995 (artikel 7 en 2a);
Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8 en in relatie daarmee art 2 en Nota van Toelichting);
Archiefregeling (artikel 25 en in samenhang daarmee de artikelen 17, 18, 19 en 20 en artikel 26b en Nota van Toelichting);
Algemene wet bestuursrecht AWB (gedeelte besluiten en bekendmaking)
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Bestuursrecht

Een belangrijke punt in het Archiefbesluit is dat de zorgdrager een besluit tot vervanging in de zin van de Algemene wet bestuursrecht moet nemen. Uit artikel 6 lid 2 van het Archiefbesluit en de toelichting daarop valt te op te maken dat een dergelijk besluit bekend gemaakt moet worden. Uit het gebruik van de term bekendmaken volgt dat het bekendmakingsregime van de AWB van toepassing is. (AWB 3:40 ev.). In sommige gevallen zal ook de mogelijkheid aanwezig moeten zijn dat belanghebbenden bezwaar tegen het besluit kunnen indienen bijvoorbeeld in het geval van informatie waaruit of op grond waarvan betrokkenen rechten kunnen ontlenen. Dit alles geldt voor zowel te vernietigen als permanent te bewaren bescheiden.

Als stelregel voor het openstellen van bezwaar kan het volgende gehanteerd worden:

Bestaat de kans dat door een besluit de rechten of plichten van een belanghebbende wijzigen dan moet hem of haar de mogelijkheid geboden worden daartegen in verweer te komen.

In het geval van permanent te bewaren bescheiden hoeft de de zorgdrager met ingang van 1 januari 2013 vooraf geen machtiging te vragen aan het naast hogere bestuursorgaan. Bijvoorbeeld in het geval van een gemeente het College van Gedeputeerde Staten (provinciale archiefinspectie) en in het geval van de provincie de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Volgens de AWB treedt een besluit pas in werking als het is bekendgemaakt. Volgens diezelfde wet geldt de stelregel dat een besluit geen besluit is wanneer het niet overeenkomstig de vormvereisten is vastgesteld. Dit geldt dus ook voor het besluit tot vervanging.

Wanneer er tegen een besluit bezwaar mogelijk is, moet dat op grond van artikel 3:45 van de AWB in de bekendmaking staan. Op enkele uitzonderingen na kan tegen elk besluit bezwaar worden aangetekend. Dit zijn uitzonderingen die geen betrekking hebben op vervangingstrajecten. Een belanghebbende kan zelfs nog bij de voorzieningenrechter van de Rechtbank om een voorlopige voorziening vragen.

Het niet toepassen van artikel 3:45 kan tot gevolg hebben dat een termijnoverschrijding van een bezwaarschrift toegelaten is. Zoals dat heet het is verschoonbaar. In dat geval moet een te laat ingediend bezwaarschrift alsnog in behandeling worden genomen. Het uitgangspunt is dan wel 'niet verschoonbaar, tenzij'. Een belanghebbende moet dus een goede reden hebben voor het te laat indienen van het bezwaar.

Twijfels aan de authenticiteit

Een van de doelen van de procedures in de Archiefwet is de betrouwbaarheid en authenticiteit van de betrokken informatie blijvend te kunnen garanderen. In dat licht is een vervangingsbesluit ook te zien. De wetgever vondt het nodig dat een overheidsorganisatie er zelfs mee naar buiten moet treden. Je zou kunnen zeggen om te laten zien dat zij ten aanzien van het archiefbeheer haar best doet en zorgt voor betrouwbare informatie(voorziening). Dit is zeker van belang wanneer het om informatie gaat die ingrijpt in de persoonlijke levenssfeer van de burgers.

In de nota van toelichting op het Archiefbesluit wordt door de verantwoordelijke staatssecretaris nadrukkelijk gesteld dat zogenaamde 'routinematige conversies' ook onder de vervangingsregel vallen. Dit betekent dat ook bij 'eenvoudige' conversies en migraties van op termijn vernietigbare digitale informatie de term vervanging van toepassing is en eigenlijk ook op permanent te bewaren informatie hoewel Nota van Toelichting van de Archiefregeling iets anders beweerd.

Een vervangingsbesluit bevat als bijlagen een vastgesteld plan van aanpak, de verklaringen van instemming van de toezichthouders, de waardering van de gegevens, indien er er gegevens vernietigd worden een machtiging van de betrokken verantwoordelijken, een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een onafhankelijke derde, de tekst van de te publiceren advertentie. Dit geheel bevat de kern van de informatie die nodig is om het vervangingsproces aantoonbaar te maken en de authenticiteit van de betrokken informatie te waarborgen.

Een keten in de besluitvorming

Punt van aandacht is dat op grond van de vervangen informatie weer besluiten genomen worden. Degene die dergelijke besluiten neemt gaat uit van betrouwbare en authentieke broninformatie. De vraag is dan in hoeverre een vervangingsbesluit onderdeel is van een keten van besluiten, besluitvormingsprocessen en bestuurshandelingen. Wanneer een besluit genomen wordt op basis van informatie die het resultaat is van een vervangingsproces, iets wat niet onwaarschijnlijk is zal aan authenticiteit toch niet getwijfeld mogen worden. (Zie ook de pagina over authenticiteit). Ligt er geen besluit met de benodigde bijlagen dan kan hier onduidelijkheid en zelfs twijfel over ontstaan.

Er zijn gevallen te bedenken waar deze onduidelijkheid en twijfels vervelende consequenties kunnen hebben voor alle betrokkenen. Te denken valt aan het GBA of een clientsysteem van een gemeentelijke sociale dienst, de persoonsgegevens van de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND), onderzoeksdossiers bij de politie, OM, rechtbankdossiers, gegevens van de Belastingdienst enzovoorts.

Alle afnemers (intern en extern) gaan er immers van uit dat de verkregen gegevens te allen tijde betrouwbaar (en dus ook authentiek) zijn.

De vraag is dan ook wat er gebeurt wanneer een advocaat in een rechtzaak een beroep doen op het feit dat er twijfels zijn aan de rechtmatigheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van de gebruikte informatie omdat er geen vervangingsbesluiten kunnen worden overlegd. Hoe sterk staat hij dan? Moet de betrouwbaarheid van overheidsinformatie (archiefbescheiden) wel of niet in rechtszaken met behulp van toeepassing van de de Archiefwet aangetoond worden. Eigenlijk gaat het hier om de beantwoording van een bijna existentiele vraag. Is de Archiefwet 1995, gezien de manier waarop deze (niet) wordt uitgevoerd, überhaupt wel serieus te nemen.

Wanneer dat gebeurt is de vraag welke instrumenten een zorgdrager dan nog ter beschikking staan om achteraf aan te tonen dat zijn (digitale) informatie authentiek etc. is terwijl in veel gevallen de originelen al zijn verwijderd of vernietigd. Welke maatregelen moet hij dan nemen?

De opdracht tot het nemen van vervangingsbesluiten bestaat sinds 1 januari 1996. Het opstellen van verklaringen voor migraties en conversies in het geval van permanent te bewaren gegevens is met het van kracht worden van de Regeling geordende en toegankelijke staat arhiefbescheiden in 2002 verplicht. Deze regeling is in 2010 opgevolgd door de Archiefregeling. Een enkele uitzondering daargelaten is weinig tot niets te merken van het bestaan van dergelijke besluiten laat staan van bekendmakingen. Op zich merkwaardig omdat er toch wel het nodige gebeurd zal zijn. De economische levensduur van een digitaal systeem is toch niet langer dan 3 - 5 jaar? En tussendoor worden vast wel de nodige migraties, updates, upgrades en patches uitgevoerd. Technisch en functioneel veranderen systemen immers ook regelmatig.

Lex inferior derogat legi superiori

(de lagere wet ontneemt de kracht aan een hogere wet)

Een ander merkwaardig feit is dat de Archiefregeling als ministeriele regeling in haar nota van toelichting zodra er sprake is van conversie, migratie en emulatie de reikwijdte van de Archiefwet en het Archiefbesluit inperkt en eigenlijk een lichter regiem mogelijk maakt. Volgens de Archiefregeling is hier geen sprake van vervanging in de zin van de wet. In die gevallen kan namelijk volstaan worden met een verklaring van de zorgdrager (art 25 van de Regeling). Op zich merkwaardig in het licht van de hierboven geciteerde Nota van Toelichting van het Archiefbesluit waar elke routinematige conversie omschreven wordt als vervanging.

Vooral bijzonder omdat deze inperking alleen geldt voor conversie, migratie en emulatie wanneer het permanent te bewaren informatie betreft. In het geval van op termijn te vernietigen informatie zijn is voor conversie, migratie en emulatie en wanneer er sprake is van scanning/imaging ('substitutie'), verfilming etc. de zwaardere regels van de Archiefwet van toepassing. Dat lijkt een omgekeerde wereld.

Conversies en migraties wel of geen vervanging

Meest bedreigende operaties voor digitale gegevens zijn conversies, migraties, updates, patches etc. omdat ze behoorlijk ingrijpend kunnen zijn. Ook het wijzigen van datamodellen of het omzetten van tekensets (ASCII naar UTF8) valt daaronder. In feite zal elke technische verwerking die ingriijpt op de integriteit van een informatieobject (document of registratie) nauwlettend gevolgd moeten worden. Formele aandacht voor dit proces zou zeker vergeleken met de aandacht die er is voor het substitueren van papier op zijn plaats zijn. Een van de mogelijkheden biedt een correcte interpretatie van artikel 7 van de Archiefwet. Echter volgens de toelichting bij de wijziging van de Archiefregeling zijn conversies en migraties echter geen vervanging in de zin van de archiefwet 1995.

Met andere woorden deze processen vallen buiten benodigde wettelijke aandacht. Merkwaardig vooral omdat overheden de route in zetten tot volledig digtaal werken (kabinetsbeleid) en dus met de anderen ook volledig afhankelijk zullen worden van de aantoonbare kwaliteiten van deze informatie.

Opmerkelijk is ook dat in een toelichting op een regeling de strekking van een besluit of een wet buiten werking wordt gesteld.

Verwerking persoonsgegevens

Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een gelijksoortige relatie die ook al met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) bestond. Vervanging van persoonsgegevens is een verwerking in de zin van de AVG. Volgens diezelfde AVG (art 9) is de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens (lidmaatschap politieke partij, vakbond, sexuele geaardheid, ed.) behoudens enkele uitzonderingen niet toegestaan. Om in lijn te komen met de Archiefwet is daar in artikel 2a opgenomen dat in die gevalllen verwerkingen die vallen onder artikel 7 van de wet wel toegstaan zijn. Nu wordt het interessant. Conversies en migraties zijn ook verwerkingen in de zin van de AVG. Conversies en migraties zijn eigenlijk vormen van vervanging, zie daarvoor ook de Nota van Toelichting op het Archiefbesluit 1995 en dus toegestaan op grond van artikel 2a van de Archiefwet 1995. Echter de Archiefregeling heeft met de stelling dat conversies en migraties niet onder het vervangingsartikel vallen tegelijkertijd artikel 2a buiten werking gesteld. Met als gevolg dat vanuit deze context conversies en migraties van in ieder geval bijzondere persoonsgegevens niet toegestaan zijn.

Overigens is ook nog de vraag of in een aantal gevallen het nodig kan zijn expliciet aan betrokkenen te vragen of de verwerking mag. Dat kan nog lastig worden bij projecten die betrekking hebben op afgesloten bestanden.

(Geactualiseerd op 26 januari 2021)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 21 juni 2004 - 8:30pm

Informatiebeheer - aantoonbaarheid

Kwaliteitssysteem

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Records management

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Vaststaand

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Records management - (documentaire informatievoorziening)

Het is

In feite

Voor het

Bij de

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Weten of niet weten, dat is de vraag

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Negative evidence

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Lifecyle of documents / Levenscyclus van gegevens

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Management of electronic records: Issues and guidelines; Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Criteria voor kwaliteiten

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Relatie met bestaande wetgeving

Juridische context

Grondslag

Bestuursrecht

Twijfels aan de authenticiteit

Een keten in de besluitvorming

Lex inferior derogat legi superiori

Conversies en migraties wel of geen vervanging

Verwerking persoonsgegevens

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag: