Informatiebeheer - structuurplan

Overzicht

webmaster — Sat, 17 Sep 2016 20:21:24 +0000

Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van.

Proces NEN 15489:

Registreren

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Archiefwet:

art. 3

Archiefregeling:

art. 18

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 17 september 2016 - 4:00pm

Catalogus

webmaster — Sun, 08 May 2016 19:08:23 +0000

grondslagen,
taken,
actoren,
domeinen in de vorm van handelingen, processen, projecten en andere activiteiten,
resultaten,
functionaliteiten,
informatie,
informatieobjecten (zoals documenten) en
toe te passen technieken zijn opgenomen.

Proces NEN 15489:

Documenteren

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Archiefregeling:

art. 18, 19

Overig:

Zie ook onderdelen

documentair structuurplan,
overzicht en
zaaktypecatalogus

Grondslag:

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Informatiemodel:

Informatieobject

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 mei 2016 - 9:00pm

Documenten workshops SOD

webmaster — Tue, 22 Mar 2016 22:04:41 +0000

SOD (workshops)

De SOD heeft in de periode 2003 - 2008 tweedaagse workshops over het Structuurplan informatiebeheer georganiseerd. Tijdens deze workshops zijn diverse documenten uitgereikt. Van een aantal zijn hier de meest recente versies te bekijken of te downloaden (rechtsklikken en opdracht Save link target as .. of Opslaan als .. uitvoeren).

Dag 1 (waar gaat het om)

Presentatie over achtergronden structuurplannen (Powerpoint, 973Kb)
Handout van de presentatie (PDF, 171Kb)
Achtergronden (PDF, 242Kb)
Deze tekst is als cursusboek uitgereikt, hij bevat informatie over de definitie, theorie, inhoud, en positie van een structuurplan. Deze tekst is grotendeels verwerkt in het onderdeel structuurplan op deze site
Literatuurlijst (PDF, 186Kb)
Overzicht van artikelen, berichten, brochures en publicaties over het structuurplan informatiebeheer
Termenlijst (PDF, 181Kb) en bijbehorende literatuurlijst (PDF, 121Kb)
Een onderdeel van een structuurplan is een termenlijst waarin het vakjargon wordt uitgelegd. De lijst is een aanzet. De literatuurlijst bevat een overzicht van artikelen, berichten, brochures en publicaties waar de termen uit komen.
Stellingen (PDF, 27 Kb)
Opdracht (PDF, 24Kb)
Tekst Regeling geordende en toegankelijke staat (PDF, 79Kb)
Een kopie van de Regeling waar het structuurplan op is gebaseerd (deze regeling is per 1/1/2010 vervangen door de Archiefregeling).

Dag 2 (de inhoud)

Presentatie met korte herhaling van de stof van de eerste dag (opfrisser) en brug naar de onderwerpen voor dag 2 (Powerpoint, 4Mb)
Hierin komen ook de niet-archivistische redenen om een structuurplan op te zetten voor. Verder schema's over de relatie tussen de ISO 15489, REMANO, Archiefwet, Archieffunctie, Archiefsysteem en de te beschrijven onderdelen
Tabel met grondslagen informatiebeheer (RTF, 305Kb) )
Een zelf uit te breiden overzicht waarin per beheershandeling of activiteit een relatie wordt gelegd met een wetsartikel.
Overzicht componenten structuurplan (HTML-formaat, 9Kb)
Basisvragenlijst (PDF, 205Kb)
Een onderzoeksformulier om gestructureerd gegevens voor een structuurplan te verzamelen.
Vast te leggen kenmerken processen (PDF, 40Kb)
Formulier om gegevens per proces met onder andere belangen, risico's en bewaartermijnen te kunnen vastleggen.
Entiteiten + schema (PDF, 39Kb)
Mindmap van een mogelijke indeling van een plan (PDF, 68Kb)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

woensdag, 12 maart 2008 - 6:30am

Benadering vanuit het product

webmaster — Tue, 22 Mar 2016 21:30:21 +0000

Product

Onderstaand schema gaat uit van het product:

<product>
          <naam>
          </naam>
          <proces>
                    <naam>
                    </naam>
                    <domein>
                    </domein>
                    <taak>
                             <naam>
                             </naam>
                             <grondslag>
                             </grondslag>
                             <domein>
                             </domein>
                    </taak>
          </proces>
          <domein>
          </domein>
          <waardering>
                    <bv>
                    </bv>
                    <criteria>
                    </criteria>
                    <grondslag>
                    </grondslag>
                    <domein>
                    </domein>
          </waardering>
          <Informatieobject>
                    <naam>
                    </naam>
                    <periode>
                    </periode>
                    <domein>
                    <afspraak>
                             hier nog elementen opnemen
                    <afspraak>
                    </domein>
                    <waardering>
                             <bv>
                             </bv>
                             <criteria>
                             </criteria>
                             <grondslag>
                             </grondslag>
                             <domein>
                             </domein>
                    </waardering>
                    <beheershandeling>
                             <naam>
                             </naam>
                             <type>
                                       <domein>
                                       </domein>
                             </type>
                    </beheershandeling>
                    <vorm>
                             <kenmerken>
                             uit te breiden met met kenmerken / metadata ten behoeve van beheer en behoud
                           </kenmerken>
                    </vorm>
                    <ruimte>
                             <domein>
                             </domein>
                    </ruimte>
          </Informatieobject>
</product>

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 juni 2004 - 10:30pm

Benadering vanuit het informatieobject

webmaster — Tue, 22 Mar 2016 21:25:24 +0000

Informatieobject

Dit schema start op het niveau van het informatieobject, bijvoorbeeld een digitaal systeem, een (deel van) een archief.

<Informatieobject>
         <naam>
         </naam>
         <periode>
         </periode>
         <domein>
                   <afspraak>
                            hier nog elementen opnemen
                   <afspraak>
         </domein>
          <product>
                    <naam>
                    </naam>
                    <proces>
                             <naam>
                             </naam>
                             <domein>
                             </domein>
                             <taak>
                                       <naam>
                                       </naam>
                                       <grondslag>
                                       </grondslag>
                                       <domein>
                                       </domein>
                             </taak>
                    </proces>
                    <domein>
                    </domein>
                    <waardering>
                             <bv>
                             </bv>
                             <criteria>
                             </criteria>
                             <grondslag>
                             </grondslag>
                             <domein>
                             </domein>
                    </waardering>
          </product>
          <waardering>
                    <bv>
                    </bv>
                    <criteria>
                    </criteria>
                    <grondslag>
                    </grondslag>
                    <domein>
                    </domein>
          </waardering>
          <beheershandeling>
                    <naam>
                    </naam>
                    <type>
                             <domein>
                             </domein>
                    <type>
          </beheershandeling>
          <vorm>
                    <kenmerken>
                      uit te breiden met kenmerken / metadata ten behoeve van beheer en behoud
                   </kenmerken>
          </vorm>
          <ruimte>
                    <domein>
                    </domein>
          </ruimte>
</Informatieobject>

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 juni 2004 - 10:15pm

Schema

webmaster — Tue, 22 Mar 2016 21:20:03 +0000

Schema

Hieronder volgt een schematische weergave van de te registreren elementen. De elementen zijn in de vorm van tags weergegeven.

<naam> is de begintag met de naam van de tag
</naam> is de eindtag

De regels kunnen als volgt gelezen worden

<> plaats hier de gewenste of vereiste informatie tot het af is
</> indien klaar ga naar het volgende element

De tags zijn genest dat wil zeggen dat er een begintag staat terwijl de vorige nog niet is afgesloten. Dit betekent dat dit element een onderdeel is van het nog niet afgesloten element. Deze regel kan als volgt worden gelezen

<1> plaats hier de gewenste of vereiste informatie tot het af is

<2> plaats hier de gewenste of vereiste informatie over dit element tot het af is

</2> indien klaar ga door met het bovenliggende element

</1> indien klaar ga naar het volgende element

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 juni 2004 - 10:00pm

Op te nemen elementen

webmaster — Tue, 22 Mar 2016 21:10:28 +0000

Op te nemen elementen

In deze tekst zijn de belangrijkste onderdelen van de te registreren gegevens in de vorm van entiteiten opgenomen. Het is te beschouwen als een voorbeeld.

Proces

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling
Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.

		Proces
Kenmerk	Type	Omschrijving
Naam	Tekst	De naam waaronder het proces in de organisatie bekend is.
Identificatie	Uniek	Aangeven op welke manier het proces wordt gekenschetst in de eigen organisatie
Relatie met taak	Verwijzing	Binnen welke taak of taken wordt het proces of processen uitgevoerd.
Opmerkingen	Tekst / memo	Aanvullende opmerkingen over het proces
Handboek AO	Verwijzing	Relatie met het processenoverzicht van de organisatie.
Proceseigenaar	Verwijzing	Relatie met het domein of domeinen waarbinnen het proces wordt uitgevoerd
Etc.

Product

Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld.

De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct.

Het product is een element voor toegankelijkheid, waardering en voor ordening.

		Product
Kenmerk	Type	Omschrijving
Naam	Tekst	De naam waaronder het product in de organisatie bekend is.
Identificatie	Uniek	Aangeven op welke manier het product wordt gekenschetst in de eigen organisatie
Relatie met proces	Verwijzing	Van welk proces of processen is dit product het resultaat
Opmerkingen	Tekst / memo	Aanvullende opmerkingen over het product
Catalogus	Verwijzing	Relatie van het product met het product in een standaard productencatalogus
Waardering	Verwijzing	Relatie met overzicht bewaren en vernietigen. Op dit niveau is de beslissing te beschouwen als een voornemen.(onderdeel hiervan is het interne proces van vernietiging in relatie met bestaande selectielijsten)
Etc.

Neerslag

Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.

		Informatie-object
Kenmerk	Type	Omschrijving
Naam	Tekst	De naam waaronder het blok of de eenheid van informatie bekend is.
Identificatie	Uniek	Aangeven op welke manier het blok wordt gekenschetst in de eigen organisatie
Domein	Verwijzing	Relatie met het domein of domeinen die het beheer uitvoeren.
Periode	Tekst	Begin en eindjaar van het betrokken object
Opmerkingen	Tekst / memo	Aanvullende opmerkingen over de informatie
Registraties	Verwijzing	Aangeven in welk informatie-object het betrokken object ook wordt geregistreerd.
Vorm	Tekst	Aanduiding of het object in analoge, digitale of hybride vorm aanwezig is
Waardering	Verwijzing	Relatie met overzict bewaren en vernietigen. In te vullen wanneer de waardering op dit niveau afwijkt van de waardering op productniveau. Ook op dit niveau is de beslissing te beschouwen als een voornemen.(onderdeel hiervan is het interne proces van vernietiging in relatie met bestaande selectielijsten)
Locatie	Verwijzing	Locatie waar het object wordt beheerd

Beheershandeling

Activiteiten die ingrijpende en soms onomkeerbare gevolgen kunnen hebben voor de betrokken gegevens. Beheershandelingen kunnen in de wet voorkomen zoals bijvoorbeeld vervanging, vernietiging, overbrenging, vervreemding en overbrenging.

		Beheershandeling
Kenmerk	Type	Omschrijving
Naam	Tekst	De naam waaronder de beheershandeling bekend is.
Identificatie	Uniek	Aangeven op welke manier de beheershandeling wordt gekenschetst in de eigen organisatie
Grondslag	Verwijzing	Relatie met de grondslag(en) die de basis zijn van de beheershandeling
Procedure	Verwijzing	Verwijzing naar de interne procedures waar de beheershandeling in voorkomt.
Opmerkingen	Tekst / memo	Aanvullende opmerkingen over de informatie
Etc.

Taak

Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden.

		Taak
Kenmerk	Type	Omschrijving
Naam	Tekst	De naam waaronder de taak bekend is.
Identificatie	Uniek	Aangeven op welke manier de taak wordt gekenschetst in de eigen organisatie
Taakeigenaar	Verwijzing	Verwijzing naar het het domein die de taak moet uitvoeren
Grondslag	Verwijzing	Relatie met de grondslag(en) die de basis zijn van de taak.
Beleidsveld	Verwijzing	Verwijzing naar het beleidsveld waarbinnen de taak thuishoort
Opmerkingen	Tekst / memo	Aanvullende opmerkingen over de informatie
Etc.

Grondslag

Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'.

Het is een (bestuurs)opdracht, wettelijke regeling op grond waarvan een taak wordt uitgevoerd.

De grondslag is ook de reden voor bewaring of vernietiging van archiefbescheiden. Voorbeelden zijn selectielijsten. BSD's en speciale wetten zoals de Algemene wet rijksbelastingen

		Grondslag
Kenmerk	Type	Omschrijving
Naam	Tekst	De naam waaronder de grondslag bekend is.
Citeertitel	Tekst	Naam waaronder de grondslag officieel bekend is.
Identificatie	Uniek	Aangeven op welke manier de grondslag wordt gekenschetst in de eigen organisatie
Type	Tekst	Typering van de grondslag. Bijvoorbeeld wet, besluit , MT-besluit, verordening, etc.
Datum inwerking	Datum	Datum waarop de grondslag van kracht is
Datum intrekking	Datum	Datum waarop de grondslag ingetrokken is
Besluitenregistratie	Verwijzjng	Verwijzing naar een eventuele registratie van besluiten etc in de eigen organisatie, bijvoorbeeld een bestuurlijk informatiesysteem (BIS).
Opmerkingen	Tekst / memo	Aanvullende opmerkingen over de grondslag
Etc.

Domein

Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie.

Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.

		Domein
Kenmerk	Type	Omschrijving
Naam	Tekst	De naam van het domein.
Identificatie	Uniek	Aangeven op welke manier het domein wordt gekenschetst in de eigen organisatie
Type	Tekst	Typering van de domeinen, bijvoorbeeld : dienst, afdeling, projectgroep, commissie, MT, functionaris.
OnderdeelVan	Verwijzing	Verwijzing naar het bovenliggende domein. (Gezagsverhouding)
Leidinggevende	Tekst	Naam etc. van de verantwoordelijke leidinggevende
Contact	Tekst	Naam etc. van de contactpersoon
Datum oprichting	Datum	Datum waarop het domein is ingesteld
Datum opheffing	Datum	Datum waarop het domein is opgeheven
Opmerkingen	Tekst / memo	Aanvullende opmerkingen over de grondslag
Etc.

Locatie

Plaats waar de neerslag opgeslagen is.

		Locatie
Kenmerk	Type	Omschrijving
Naam	Tekst	De naam de locatie
Identificatie	Uniek	Aangeven op welke manier de locatie wordt gekenschetst in de eigen organisatie
Type	Tekst	Typering van de locatie: archiefruimte, archiefbewaarplaats, computerruimte etc.
Domein	Verwijzing	Aangeven welk domein verantwoordelijk is voor de ruimte
Adres	Tekst	Adresgegevens van de ruimte
Goedgekeurd	Tekst	Aangeven of en wanneer de locatie is goedgekeurd bijvoorbeeld door archiefinspectie.
Contact	Tekst	Naam etc. van de contactpersoon

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Labels:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 23 september 2004 - 10:15pm

Structuur en entiteiten

webmaster — Mon, 21 Mar 2016 23:18:09 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een informatiemodel uit 2001/2003, een van de voorlopers van mijn informatiemodel (LIM)1. DIt model is gebruikt bij de DSP workshops van de SOD.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Album:

Mijn schema's

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Informatiemodel:

Labels:

Indeling

webmaster — Mon, 21 Mar 2016 23:15:10 +0000

Indeling

Voor de indeling en inhoud van (documentaire) structuurplannen bestaan nog geen standaarden. Dit is een lastig gegeven omdat organisaties nu wel moeten beginnen met het samenstellen van deze plannen.

Goed beschouwd bestaat een structuurplan bestaat uit een drie grotere onderdelen. Het eerste is voornamelijk tekstueel, het tweede is een registratie, de derde is een verzameling bijlagen, dit kunnen teksten en registraties zijn. Het tekstuele gedeelte zal een bepaalde structuur moeten hebben (hoofdstukkenindeling).

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 juni 2004 - 9:30pm

Structuurplannen definitie

webmaster — Mon, 21 Mar 2016 20:37:57 +0000

Volgens de met ingang van 1 april 2010 ingetrokken Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden1 is een documentair structuurplan:

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

In eerdere concept-teksten van de regeling was er ook nog sprake van 'de archieforganisatie', dit is jammer genoeg verdwenen. In de Archiefregeling wordt het DSP alleen in de toelichting genoemd.

Omdat aan de ene kant het begrip documentair tot verwarring en aan de andere kant het begrip archief tot verkeerde conclusies kan leiden is het te overwegen de term aan te passen en de definitie iets anders in te vullen. In de gemeente Groningen is er bijvoorbeeld gekozen voor de term Structuurplan informatiebeheer met als definitie2 :

Een plan waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.

De nadruk ligt dan meer op het begrip informatiebeheer zoals dat is gedefinieerd in de verordening informatiebeheer.

Een andere mogelijkheid is alleen de term structuurplan te hanteren.

Nog beter is het om in plaats het woord plan te vervangen door registratie. Dan wordt de definitie:

Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.

1. Staatscourant 2002, nr. 43, pag. 8, 23 februari 2002, nr. WJZ/2002/6839(8080)
2. Zie ook het Memo van de Groninger Archieven gericht aan het vakoverleg DIV in de gemeente Groningen van 4 juli 2002. Deze is als bijlage toegevoegd.

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 juni 2004 - 8:00pm

Bijlage:

Bijlage	Grootte
Memo Definitie structuurplan Informatiebeheer van 4 juli 2002	45.72 KB