Informatiebeheer - overzicht

Componenten in schema

webmaster — Mon, 14 Sep 2020 19:30:05 +0000

Overzicht elementen voor een catalogus

Dit overzicht gaat uit van mijn informatiemodel voor informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement, records management)1 In dit model staan context, informatieobject en handeling als basis voor semantische (betekenisvolle) informatie centraal.2 Het informatieobject bestaat uit twee componenten te weten een logische en fysieke. Het fysieke gedeelte bestaat uit analoge en digitale techniek. Op logische niveau zijn de elementen context, structuur en inhoud van belang. Op het grensvlak van het logische en fysieke niveau is het gedrag te plaatsen. Dit is het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) informatieobject de raadpleging of het gebruik ervan3. Voorbeelden van gedrag zijn formules of macro's die worden uitgevoerd op het moment dat een document wordt geopend of geraadpleegd.

De verschillende elementen hebben hun eigen kenmerken die ieder op hun eigen manier kunnen worden beschreven. Vaak zijn de elementen al te achterhalen uit diverse vormen van documentatie.

Er zijn verschillende (vak)disciplines binnen een organisatie die op een of andere manier een rol spelen in het informatiebeheer en zo met de archieffunctie bezig zijn. Deze disciplines hebben hun eigen documenten cq documentatie, methodes, instrumenten, termen en systemen waar deze elementen uit te halen zijn.

Overkoepelend, gegroepeerd, vertaald, samengevat en verwijzend kunnen ze allemaal opgenomen worden in het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht en deels in de catalogus zoals een structuurplan informatiebeheer of zaaktypecatalogus (ZTC). Het totaal is uiteindelijk een beschrijving op hoofdlijnen van een archief, archiefsysteem of record keeping system.

De tabel

Component	Informatieobject als object van zorg
niveau	logisch				fysiek
elementen	context	structuur	inhoud	gedrag		techniek analoog, digitaal
beschrijving van	taak aard van de gegevens, gezichtspunt, gebruik, eigendom, functie en waarde, proces, project, activiteit handeling zaak	vorm van de gegevens, redactionele vorm, documentypen, uiterlijke vorm, ontwikkelingsstadium, (versie), formulier sjabloon	handeling, object / subject, plaats, tijd	functionaliteiten		hardware, software, gegevensdragers, media, infrastructuur opslagruimte, (archief)bestanddelen, schrijfmiddelen, verpakkingsmateriaal
informatie uit	wet- en regelgeving, beleidsveld, taak, levenscyclus, waarderen, beschrijving organisatie en proces, procedures, selectielijst(en), rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), hotspot monitor, informatieplan, beveiligingsplan, architectuur register van verwerkingen	informatieplan, metadataschema, documentypecatalogus, standaarden, productencatalogus, proces(beschrijving), gegevensstructuur, huisstijl, architectuur	documenten, registraties	specificaties, functioneel ontwerp, programma van eisen		standaarden, referentiekaders programma’s van eisen, functionele specificaties, technische documentatie, automatiseringsplan, informatieplan, licenties, contracten, ict-architectuur
te vertalen naar	handelingenbank, beveiligingsplan, selectielijst(en), handboek AO met (proces)schema's, zaaktype, organogram, rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), Hotspot monitor ordeningskenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen	standaarden, referentiekaders metadataschema, gegevenswoordenboek, datamodel, formulieren, documenttype, -soort, schermopmaak, metataal (SGML, XML) RM-specificaties voor digitale systemen	archivistische kenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen trefwoorden thesaurus toegang index	programma van eisen, RM-specificaties voor digitale systemen, handleidingen,		technische documentatie, programma van eisen, handleidingen, functioneel-, applicatie- en systeembeheer, RM-specificaties voor digitale systemen
op te nemen in	architectuur overzicht (informatiehuishouding) catalogus (zaaktypen of anderszins) structuurplan informatiebeheer register van verwerkingen (documentair structuurplan) (zaaktypecatalogus)
uiteindelijk totaal beschrijving van	Informatiehuishouding Archief ECMS Archiefsysteem Record keeping system

Laatst bijgewerkt op 14 september 2020

1. Informatiebeheer betreft het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel (1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en (2) het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als (3) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is..
2. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
3. NEN 2082 par. 3.13 en de Archiefregeling artikel 1 sub h

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 maart 2008 - 10:30pm

60.000 uur; Een autobiografie

webmaster — Thu, 14 Nov 2019 11:32:27 +0000

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 14 november 2019 - 12:24pm

Overzicht

webmaster — Sat, 17 Sep 2016 20:21:24 +0000

Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van.

Proces NEN 15489:

Registreren

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Archiefwet:

art. 3

Archiefregeling:

art. 18

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 17 september 2016 - 4:00pm

Catalogus

webmaster — Sun, 08 May 2016 19:08:23 +0000

grondslagen,
taken,
actoren,
domeinen in de vorm van handelingen, processen, projecten en andere activiteiten,
resultaten,
functionaliteiten,
informatie,
informatieobjecten (zoals documenten) en
toe te passen technieken zijn opgenomen.

Proces NEN 15489:

Documenteren

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Archiefregeling:

art. 18, 19

Overig:

Zie ook onderdelen

documentair structuurplan,
overzicht en
zaaktypecatalogus

Grondslag:

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Informatiemodel:

Informatieobject

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 mei 2016 - 9:00pm

Beleid - Plannen

webmaster — Sun, 08 May 2016 13:33:50 +0000

Informatieplan - Ook wel Informatievoorzieningsplan. Voortschrijdend meerjaren overzicht van lopende en voor de komende jaren voorgenomen al dan niet geautomatiseerde activiteiten voor de informatievoorziening van een bepaalde organisatie-eenheid.

Uitgangspunt:

Doel informatiebeheer

Een kwaliteitssysteem

Er is overzicht

Archiefregeling:

art. 16-19

Overig:

Zie ook

documentair structuurplan en
ordeningsplan

Grondslag:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Taak

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 mei 2016 - 3:30pm

Applicatieportfolio

webmaster — Thu, 05 May 2016 20:10:39 +0000

Register van applicaties en formaten die gebruikt worden bij het digitaal werken. Ander woord is applicatieregister. Het portfolio is een onderdeel van het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht.

Proces NEN 15489:

Documenteren

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Archiefbesluit:

art. 13

Archiefregeling:

art. 20, 22-24

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 5 mei 2016 - 10:00pm

Wat is een structuurplan?

webmaster — Mon, 21 Mar 2016 19:45:21 +0000

Het begrip

Een structuurplan is een registratie, een register, waarmee een organisatie een permanent overzicht en inzicht heeft van het beheer van haar informatie in het heden en het verleden. Een aantal eisen zijn:

doelmatig beheer
doelmatige ordening en registratie
tijdige beschikbaarheid
vindbaarheid

Wat dat aangaat is er niet veel nieuws onder de zon. In 1916 is de gemeente Groningen op een toen compleet nieuwe manier van archiveren overgegaan. Men verliet het verbaalstelsel en introduceerde de methode Zaalberg (zaaksgewijze ordening). Uit het 'Verslag van den toestand der Gemeente Groningen over het jaar 1916' blijkt welke eisen men stelde:

“Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn"

Het begrip structuurplan wordt op deze site gelijkgesteld met het overzicht zoals dat wordt genoemd in artikel 18 van de Archiefregeling (voorheen artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden).

Actueel

Een structuurplan bevat een actuele weergave van het door een organisatie uitgevoerde informatiebeheer. Daarmee krijgen behalve de afdeling DIV ook bestuurders, leidinggevenden, proceseigenaren, informatieplanners toezichthouders en andere belanghebbenden

inzicht in de reden van het bestaan van de informatie;
overzicht van de belangrijke informatie;
kennis waar de belangrijke informatie is;
inzicht in wie de ‘eigenaar’ van de informatie is;
inzicht waar de informatie voor wordt gebruikt;
inzicht in de waarde van de informatie is;
overzicht van de bewaartermijnen;
inzicht in de risico’s;
overzicht van de relatie met andere informatie;
inzicht in grondslagen, procedures en afspraken

In die zin is een structuurplan te beschouwen als een condensatiepunt waar alle informatie over het informatiebeheer samenkomt en in een bepaalde context wordt geplaatst.Bij het woord structuurplan wordt de indruk gewekt dat het gaat om een beschrijving van voorgenomen activiteiten over een bepaalde periode. Dat is niet het geval. Het gaat hier om een registratie van elementen van het informatiebeheer.

Dit onderdeel bestaat uit teksten die grotendeels in 2004 zijn opgenomen en sindsdien op wat details na redelijk ongewijzigd zijn gebleven.

De basis voor deze teksten komen uit een project bij de gemeente Groningen waarbij de eerste stappen tot het opstellen van een documentair structuurplan (DSP), of zoals dit daar werd genoemd het structuurplan informatiebeheer, zijn gezet en daaropvolgend het lesmateriaal voor de DSP-workshops van de SOD uit de periode 2003-2008.

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

maandag, 14 juni 2004 - 9:00pm

Alfabetische orde

webmaster — Wed, 16 Mar 2016 22:53:07 +0000

De alfabetische rangschikking heeft iets wonderbaarlijks. Onder de schijn van een volmaakte orde verbergt zij het minst samenhangende, het meest chaotische. Onberispelijk staan de artikelen van een woordenboek of een encyclopedie in de keurige kolommen, maar hun inhoud is in al zijn bontheid en dooreengeworpenheid hiervan het waarachtige tegendeel.

Auteur:

Belcampo

Herkomst:

De Kogel. Uit zijn bundel 'Al zijn fantasieën', blz. 422

Informatiemodel:

Informatie

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 19 januari 2005 - 11:30pm

Data-atlas

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 15:50:41 +0000

… Zo bevat de plattegrond van elk systeem: de namen van de data en de door gegevensuitwisseling gevoede verbindingen met andere systemen. Het is dus net een atlas. Je hebt systeem A voor je, je leest wat de functie is van systeem A, wat het behelst aan gegevens, je ziet dat het een verbinding onderhoudt met systeem B. Wil je daar meer van weten, dan zoek je in het boek alfabetisch naar systeem B. En daar lees je wat het specifieke nut van systeem B is. Je ziet onder andere dat systeem B een relatie onderhoudt met systeem C, D en E, maar ook met A als het goed is. Het is dezelfde verbinding. …...

Auteur:

Gerrit Krol

Herkomst:

60.000 uur; Een autobiografie, Querido Amsterdam, (blz. 97-98)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 6 februari 2006 - 10:45pm

Overzicht

webmaster — Sun, 21 Feb 2016 14:16:48 +0000

Afstand, nogmaals een van de belangrijkste voorwaarden voor overzicht en begrip.

Auteur:

Gerrit Krol

Herkomst:

60.000 uur; Een autobiografie, Querido Amsterdam

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 11 juli 2010 - 10:30am

Informatiebeheer - overzicht

Componenten in schema

Overzicht elementen voor een catalogus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

60.000 uur; Een autobiografie

Informatiemodel:

Trefwoord:

Overzicht

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Catalogus

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Beleid - Plannen

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Applicatieportfolio

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Wat is een structuurplan?

Het begrip

Actueel

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Alfabetische orde

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Data-atlas

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Overzicht

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: