Informatiebeheer - bestandsformaat

Een eenvoudig schematisch model

webmaster — Wed, 02 Sep 2020 11:10:05 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Het model

Dit schema is een weergave van een eenvoudig informatiemodel dat een perspectief kan bieden op structuur, semantiek en de eigenschappen van het digitaal werken.1 In dit schema zijn een achttal objecten opgenomen die vanuit het perspectief van het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) van belang zijn. Onder digitaal werken wordt hier begrepen het in de context van de betrokken organisatie(s) volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt, ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt. Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal is (born digital) of bestaande informatie in papieren vorm die is gedigitaliseerd. In geval van ketens is er sprake van meer dan een organisatie.

Schematisch is er sprake van een

Definiërend niveau
1. Zaaktype (1) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van zaken van het zelfde type. Alle processen, projecten of andere activititeiten die een begin en een eind kennen worden in dit model als zaak beschouwd.2
2. Documenttype (2) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van documenten van hetzelfde type.
Uitvoerend niveau
1. Zaak (3) - De uitvoering van een zaak van een bepaald type. Definitie van een zaak is ‘een eindig complex van handelingen gericht op een bepaald doel’
2. Informatieobject (4) - ‘vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, die als eenheid kan worden behandeld
Technisch niveau
1. Applicatie (5) - Toepassing met functionaliteiten voor gebruik, hergebruik en beheer van de informatie-objecten (4) en digitale bestanden (6).
2. Digitaal bestand (6) - De digitale drager van de informatie
3. Bestandsformaat (7) - Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
4. Opslag (8) - Technische faciliteit met behulp waarvan de applicaties en bestanden zijn opgeslagen voor gebruik, hergebruik en beheer.

Semantiek

Semantisch gezien bestaan de volgende onderlinge relaties.

Een zaaktype (1) definieert een zaak (3) en bevat een overzicht van minimaal te gebruiken documenttypen (2).
Een documenttype (2) definieert een informatieobject (4)
Een zaak (3) bevat de informatie van een zaaktype (1)
Bij de uitvoering van een zaak (2) wordt gebruik gemaakt van een of meer applicaties (5)
Bij een zaak (3) horen een of meer informatieobjecten (4) van een bepaald documenttype (2)
Een informatieobject (4) wordt opgenomen in een of meer digitale bestanden (6)
Digitale bestanden (6) zijn van een bepaald bestandsformaat (7)
Een applicatie (5) verwerkt digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) bestaat uit digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)
Een digitaal bestand (6) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)

Van elk object kan bepaald worden welke metadata vast te leggen is. Het model kan een basis zijn voor een overzicht .

Kanalen

Kanalen zijn niet opgenomen als apart object. DIt zijn de processen, functionaliteiten en technieken waarmee gegevens aan een proces of zaken beschikbaar worden gesteld of waarmee gegevens vanuit een zaak of proces aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld. Als middel voor communicatie en uitwisseling zijn ze te beschouwen als integraal onderdeel van een zaak of proces.3

Het is wel noodzakelijk voor bewijs en reconstructie dat bij de procesbeschrijvingen ook informatie over de kanalen wordt vastgelegd.

Voorbeelden van kanalen zijn

het postproces,
een email cliënt,
digitale loketten met berichtenverkeer,
werkstations en tablets en dergelijke,
apps die toegang geven tot functionaliteiten en data
social media als Twitter, WhatsApp, Telegram etc.

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

In tegenstelling tot bijvoorbeeld het TMLO en de NEN 23081 zijn in dit model een record, de actor en de uitgevoerde of uit te voeren verwerkingen geen aparte objecten. Een record is geen zelfstandig object maar een concept (abstractie). Op basis van de context van een geheel van gegevens kan bepaald worden of het gaat om een of meer records. Het begrip record kan dan gebruikt worden als kenmerk. Wanneer een onderscheid tussen records en non-records niet relevant is is het gebruik van dit kenmerking ook niet relevant. Een actor is in dit model een van de kenmerken. De verwerkingen zijn te beschouwen als zelfstandige zaaktypen. De verwerking van de gegevens gecreeerd of ontvangen tijdens de uitvoering van dit type zaken is dan ook tussen de andere zaken terug te vinden.

En nu?

Het hier geschetste model kan de basis zijn van een metagegevensschema zoals omschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Het is wel aan te raden dan een verwijzing in de vorm van een concordantie naar de NEN ISO 23081 of afgeleiden daarvan, zoals het TMLO of opvolgers daarvan, samen te stellen.

[Aanpassingen gemaakt op 8/8/2020]

1. Krijtenburg, D., van Gelder J., van Bergen L., Mesdag T., Brattinga M., Janssen P., et al.
(2020). MIM - Metamodel Informatie Modellering.
2. Zie het "concept of the something" in R.S. Jonker, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information en de pagina net de titel Het Iets
3. Zie ook de pagina met de titel Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Evaluating File Formats for Long-term Preservation

webmaster — Sun, 19 May 2019 07:13:57 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zondag, 19 mei 2019 - 9:10am

Over documenten en bestandsformaten

webmaster — Sat, 14 Jul 2018 22:06:24 +0000

Inleiding

Het beheren van digitale informatie en informatieobjecten zoals documenten en het verzekeren van het voortbestaan daarvan lijkt op het eerste gezicht eenvoudig maar schijn bedriegt. Het is eigenlijk een complexe uitdaging, waarvoor kennis op conceptueel en technisch niveau nodig is en die verder gaat dan de kennis die nodig is om deze informatie op een gegevensdrager vast te leggen.

De belangrijkste oorzaak voor de complexiteit van het beheer van digitale informatie is dat zij zich aan de buitenkant anders voordoet dan dat ze in de technische werkelijkheid is. Dat zou niet zo erg zijn ware het niet dat in de meeste gevallen de bewaartermijnen van informatie de levensduur van de technische systemen en bestandsformaten waarin de informatie is ontstaan en vastgelegd overstijgt.

Voor overheden bestaan er echter wettelijke verplichtingen om de integriteit en het voortbestaan van informatie en dus ook documenten te verzekeren. Bij (her)gebruik, verantwoording en bewijs mag er geen twijfel zijn aan de kwaliteit van een document.

Daarom zijn er maatregelen nodig om het ongestoorde voortbestaan van de documenten (ook e–mails) op toetsbare manier in goede banen te leiden. Met dit onderdeel van deze site wordt een achtergrond geboden een beeld te vomen voor de problematiek rond het in standhouden van de integriteit van digitale documenten.

Complexiteit

Volledig digitaal werken stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de digitale documenten, bestandsformaten, de functionaliteiten van de systemen waarbinnen de digitale documenten worden verwerkt en de manier waarop het voortbestaan daarvan op aantoonbare wijze wordt verzekerd. Verwerkingen als creëren, wijzigen, registreren, opslaan, converteren, migreren en beheren zullen op zorgvuldige manier moeten gebeuren om elke mogelijke twijfel over de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de documenten weg te kunnen nemen.

Een probleem is dat digitale documenten zich aan de buitenkant anders voordoen dan dat ze in de technische werkelijkheid zijn. Ook overstijgt de bewaartermijn van de informatie en documenten in de meeste gevallen de levensduur van de technische systemen en de gebruikte bestandsformaten.

Integriteit

Bij het beheer van digitale documenten moet de integriteit van het oorspronkelijke document gerespecteerd en in stand gehouden worden1. Het oorspronkelijke document bevat een intentie en boodschap van de opsteller die op verschillend technische manieren tot uiting komen. Wanneer er veranderingen plaatsvinden aan een document op wat voor manier dan ook kan dat leiden tot verminking van de boodschap en het teniet doen van de oorspronkelijke intentie van de opsteller.

Standaarden

Het moet voorop staan dat een digitaal document gedurende zijn bestaan, van ontstaan tot vernietiging, integraal en zonder verstoring door de daartoe geautoriseerde gebruiker kan worden gevonden, gebruikt en bewaard2. Wanneer dit technisch niet meer mogelijk is zullen conversies of migraties moeten plaatsvinden. Die moeten op een dusdanige manier uitgevoerd worden dat aangetoond kan worden dat het resultaat van de conversie of de migratie van dezelfde kwaliteit is als het oorspronkelijke origineel en dus beschouwd mag worden als een nieuw origineel3In eerste instantie zijn voor de digitale documenten open bestandsformaten4te gebruiken die worden gepropageerd door het Forum Standaardisatie.5 en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) in de BASIS6.

Ten aanzien van veel soorten documenten is het toepassen van de open formaten geen groot probleem. Het is echter van belang om uit te zoeken op welke manier en wanneer grootschalige conversies van bijvoorbeeld office documenten uit gevoerd moeten worden. Het toepassen van open formaten is wel een probleem in het geval van MS-Access en vooral Outlook (Exchange).

Zoals bekend wordt vooral het bestandsformaat PDF/A beschouwd als de gedroomde oplossing voor het langdurig kunnen bewaren van digitale documenten. Dat is een niet terechte aanname omdat ook hier de nodige adders onder het gras liggen.

1. De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd. Zie uitgangspunt nr. 101
2. Voor overheden zijn de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling de formele basis.
3. Hiervoor bieden de Archiefwet 1995 (art. 2a, 7), het Archiefbesluit 1995 (art. 6 en 8) en de Archiefregeling (art. 25) ook de formele basis.
4. Archiefregeling artikel 26 lid 1:
Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
5. Het Forum Standaardisatie beheert een lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit', zie: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/lijst/verplicht
De Tweede Kamer heeft op 11 oktober 2016 een motie aangenomen om het gebruik van open standaarden bij wet te verplichten. (Gewijzigde motie van het lid Oosenbrug over het bij wet verplichten van het gebruik van opensourcesoftware (t.v.v. 32802, nr. 31) https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/moties/detail?id=2016Z18418&did=2016D37878 (Geraadpleegd 14 juli 2018)
6. Het acroniem DE BASIS staat voor Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie. DE BASIS is een set van minimale eisen voor de digitalisering van erfgoed en maakt onderdeel uit van de kennisbank van DEN. Zie: http://www.den.nl/standaarden?sl=all&q=&std-status[]=DE+BASIS&std-status[]=NEN%2FISO+Norm&std-status[]=Europeana&formfill=&formaction=posted (Geraadpleegd 14 juli 2018)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 14 juli 2018 - 11:56pm

PDF

webmaster — Thu, 23 Feb 2017 21:17:52 +0000

Papermindset document format.

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Twitter @fbvf

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 10 september 2016 - 10:30am

Bestandsformaten

webmaster — Sun, 08 May 2016 17:48:07 +0000

De wijze waarop digitale gegevens zijn of worden opgeslagen op een gegevensdrager. Het bestandsformaat verwijst naar het computerbestandsformaat beschreven door een formele - of leverancierstandaard of naar een specificatie.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Veilig en duurzaam opslaan

Archiefregeling:

art. 26

WHOI:

art. 5 lid 1

Overig:

Gebruik en beheer van bestandsformaten is een groot issue voor preservering van digitale informatie, bijvoorbeeld in het geval
- van gedrag (bijvoorbeeld animaties in presentaties of
- macro's, formules en grafieken in spreadsheets) samengestelde documenten (compound documents)
Voor uitgebreid overzicht van digitale bestandsformaten zie de Pronomdatabase van the National Archives in Groot Brittannië.
Voor opsporen van onbekende bestandsformaten is bij de National Archives een tool beschikbaar (DROID - Digital Record Object Identification)
Overzcht open standaarden waaronder bestandsformaten bij Forum standaardisatie
Op de site van Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) is bij De BASIS ( Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie ) ook de nodige informatie te vinden

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Digitaal

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 mei 2016 - 7:45pm

Dead bunny (substitutie)

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 15:31:22 +0000

Picture a bunny. Why not? Spring is near, and Easter is only a month away. So, picture a bunny. You can cuddle it, watch its little nose twitch, listen to its heartbeat, even observe its behavior and follow it home. If you are one of those lucky creatures who speak bunny -- like computer programmers speak source code -- you can politely inquire where it's been, what it's seen and who it has spoken with."

[...]

"Picture that bunny, dead. Whacked. A poor dead bunny, handed over to the other side. No pulse. No heartbeat. You can't follow a dead bunny home. You can't talk to it, and it certainly can't talk back. That dead bunny is a TIFF, or "Tagged Image File Format," like a PDF. When the bunny is snuffed and the electronic data "TIFFed" -- i.e., printed out in hard copy and then re-scanned -- it becomes dead and frozen, rather than dynamic and searchable. What you see is what you get. The hidden information, the ability to search millions of pages of text for smoking gun language, and to peek at its living history, is lost. And your opponent has no way to recreate it. There is no way for him to resuscitate that bunny. Sure, he can take a DNA test of the dead bunny: convert the tiny elements of TIFF images -- the individual letters, like the Ts, As, Gs and Cs of a double helix -- into searchable text format through optical character recognition ("OCR"). But OCR does not solve the main problem: identification of the lifeblood, the living metadata of the bunny's life history (the who, what, where, when and why) that does not appear in the TIFFs.

Auteur:

Wendy Akbar

Herkomst:

Getting TIFFed Off: The Dangers of Not Going Native with ESI . . . Or, The Perils of Killing the Bunny, E-Discovery Bytes

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 20 mei 2011 - 11:15am

Bestand (file)

webmaster — Wed, 24 Feb 2016 07:21:47 +0000

A file is not a document in its own right, it merely describes a document that comes into existence when the file is interpreted by the program that produced it. Without this program (or equivalent software), the document is a cryptic hostage of its own encoding.

Auteur:

Jeff Rothenberg

Herkomst:

Ensuring the Longevity of Digital Documents, Scientific American, 1995. (january 1995)

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 19 januari 2005 - 11:30pm

XML en PDF: Twee standaarden

webmaster — Tue, 02 Feb 2016 22:37:37 +0000

Het Portable Document Format (PDF) en de eXtensible Markup Language (XML) zijn standaarden die genoemd worden in Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Reden genoeg om kort op beide in te gaan en overeenkomsten en verschillen uit te leggen.

Concepten als structuur, inhoud en presentatie spelen bij beide standaarden een belangrijke rol. Het begrip structuur is te vertalen naar het ons bekende archivistische begrip redactionele vorm, de manier waarop de formele kenmerken van een document zijn gerangschikt. De inhoud hoeft geen uitleg. De presentatie is te vertalen naar het archivistische begrip uiterlijke vorm, de verschijningsvorm van een archiefstuk. Het begrip bestandsformaat slaat op de manier waarop gegevens zijn opgeslagen op een gegevensdrager. Dit slaat bijvoorbeeld ook op de gebruikte tekenset. De meeste bestandsformaten zijn conform een bepaalde standaard. Soms defacto door het vele gebruik, soms omdat instituten als de International Organization for Standardization (ISO) er achter staan.

PDF

PDF is een bestandsformaat, waarvan de rechten liggen bij de firma ADOBE. Kenmerk van dit formaat is dat structuur, inhoud en presentatie van een document onlosmakelijk als een geheel met elkaar zijn verbonden. Als middel voor publicatie en uitwisseling is PDF zeer geschikt. Het grote voordeel is dat het bestandsformaat wijd verbreid is. Een van de nadelen is dat het geen open standaard is. De gebruikers zijn voor de ontwikkeling van PDF afhankelijk van de eigenaar. Voor het maken van PDF-bestanden zijn commerciële producten nodig. In de wereld van de 'open source software' zijn wel zogenaamde PDF-generators beschikbaar waarmee documenten in elk willekeurig formaat op relatief eenvoudige wijze zijn ‘af te drukken’ naar PDF. Voor het reproduceren is de gratis 'reader', Acrobat Reader ook een product van ADOBE beschikbaar. Hoewel documenten door het gebruik van PDF gefixeerd lijken zijn ze toch relatief eenvoudig te muteren. Beveiliging is een zwak punt.

XML

XML is geen bestandsformaat maar een open standaard, vastgesteld door het W3 consortium. XML bestaat uit een aantal talen waarmee documenten kunnen worden beschreven en waarmee ze kunnen worden gepresenteerd. XML wordt gebruikt voor gestandaardiseerde gegevensuitwisseling en is ook zeer geschikt voor duurzame bewaring. Een XML document bestaat grofweg uit drie bestanden te weten een XML-schema (voorheen een Document Type Definition (DTD)), het eigenlijke document met de inhoud en een XSL-document. In XML-schema wordt de structuur van het document vastgelegd. Hierin krijgen de verschillende elementen een betekenisvolle naam in de vorm van tags. Het schema bevat de afspraken over de elementen die in een bepaald document thuishoren. Afspraken kunnen gaan over de naamgeving, het al dan niet verplicht stellen van een element, het aangeven of bepaalde elementen meer dan een keer in een document kunnen voorkomen enzovoorts. In een schema kan ook aangegeven worden of een element extra kenmerken krijgt die bijvoorbeeld te gebruiken zijn bij zoekacties.

Een organisatie kan XML-schema’s heel goed gebruiken voor het vastleggen van de vormvereisten voor bijvoorbeeld besluiten, brieven en vergunningen. Binnen ons eigen vakgebied is de Encoded Archival Description (EAD) een voorbeeld van een DTD voor toegangen op archieven. De inhoud van het document komt in een bestand waarbij de tags, de structuurelementen uit het XML-schema, de inhoudselementen omsluiten. Voor de presentatie, de verschijningsvorm is XSL (Extensible Stylesheet Language) beschikbaar. Deze taal bevat de instructies voor de opmaak. De opmaakinstructies betreffen zaken als lettertype, lettergewicht, kleur en plaatsing van de elementen. Met XSL kan de inhoud uitgevoerd worden naar het beeldscherm en naar bestanden in formaten als PDF, HTML, SGML. Uitvoer naar databases of rechtstreeks afdrukken op papier behoren ook tot de mogelijkheden. Een XSL document is zeer geschikt om de huisstijl van een organisatie in op te nemen.

Het bestandsformaat van alle soorten XML-bestanden is de ISO/IEC 10646 standaard. Deze standaard is een tekenset die niet afhankelijk is van één of meer software leveranciers. Omdat het bestandsformaat behoorlijk stabiel is, zijn garanties voor duurzaamheid aanwezig. Verder is het aardige van XML dat veel instelbaar is, mits het maar voldoet aan de algemene XML-syntax. Dit kan ook direct een behoorlijk nadeel zijn. Om XML doeltreffend te kunnen gebruiken kan voor toepassing het beste een soort traject van systeemontwikkeling doorlopen worden, waarbij onderdelen als voorbereiding, analyse voor mogelijk gebruik, implementatie en onderhoud goed geregeld moeten zijn. Bij voorkeur moet de dagelijkse gebruiker niet merken dat XML wordt toegepast. De gebruiker moet bij wijze van spreken nog steeds met de hem of haar vertrouwde tekstverwerker zijn documenten kunnen (op)maken. Opslag en/of eventueel (latere) migratie kan op de achtergrond worden uitgevoerd.
Het gebrek aan ingebouwde beveiliging is een ander nadeel , maar dat viel ook op bij PDF. De integriteit en de authenticiteit van een document zullen bij beide standaarden geregeld moeten worden via een stelsel van autorisaties, controles en eventueel encryptie.

Een eenvoudig DTD

<!--        DTD voor eenvoudige brieven
              datum : 10 september 2002
              Rienk Jonker

een eenvoudige brief kan bestaan uit een adressering,
datum en plaatsgegevens, de tekst en het einde met afsluitende informatie

-->
<!ELEMENT brief (adressering?, datumplaats?, detekst+, einde?)>
<!ELEMENT adressering (#PCDATA)>
<!ELEMENT datumplaats (#PCDATA)>
<!ELEMENT detekst (#PCDATA)>
<!ELEMENT einde (#PCDATA) >

Een XML-document

De inhoud van een heel eenvoudige brief in XML met de tags:

<?xml version="1.0"?>
<!DOCTYPE brief SYSTEM "brief.dtd">
<?xml-stylesheet href="brief.css" type="text/css"?>
<brief>
    <adressering>
        <naam>Redactie Archievenblad </naam>
        <adres>Cruquiusweg 31</adres>
         <postcode>1019 AT<postcode>
         <plaats>Amsterdam</plaats>
    </adressering>
    <datumplaats>
        <datum>9 september 2002</datum>
         <plaats>Winschoten</plaats>
    </datumplaats>
    <detekst>
         <aanhef>Geachte redactie</aanhef>
         <inhoud>Hierbij een kort artikel over PDF en XML</inhoud>
   </detekst>
   <einde>
         <afsluiting>Met vriendelijke groet</afsluiting>
         <ondertekening>Rienk Jonker </ondertekening>
      </einde>
</brief>

Zie ook:

Op de site van het W3 consortium XML in 10 punten (7, eigenlijk...)
Op de site van eDAVID - Expertisecentrum: F. Boudrez, <XML/> en digitaal archiveren, Antwerpen, 2002

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 18 juni 2004 - 7:45pm

Documentontologie

webmaster — Mon, 30 Nov 2015 21:24:29 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een poging om een ontologie van een document samen te stellen. Een document bestaat als informatieobject uit tenminste een vijftal kenmerken of elementen. Te denken valt aan inhoud, structuur, gedrag, context en techniek. Per onderdeel zijn vervolgens weer extra elementen met hun onderlinge relatie te benoemen.

Album:

Levenscyclus:

1.3 Benoemen bestanddeel

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

De procedure omzeilen

webmaster — Thu, 05 Nov 2015 23:01:20 +0000

Geen vervanging

Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.

De vraag is of dit zinnig is omdat er nogal wat nadelen aankleven:

Tempo organisatorische veranderingen

Organisatorische veranderingen zijn 'autonome' processen die vanuit het RM, ICT en het archief niet te beïnvloeden zijn. Dit betreft veranderingen in taakopvatting, in wetgeving, van de inrichting van de organisatie, herinrichting van werkprocessen en dergelijke die leiden tot voortdurende veranderingen / vernieuwing / aanpassing van geautomatiseerde systemen.

Technologische turbulentie

De levensduur van hardware en software ligt ergens tussen de 3 en 5 jaar. Ook bestandsformaten willen nog wel eens gewijzigd worden. Dit betekent dat er toch constant investeringen nodig zijn om systemen aan te passen of te vernieuwen. Gevolg is: updates, upgrades, nieuwe systemen en nieuwe hardware.
Wanneer de bewaartermijn langer is dan de levensduur van de hard- en software zullen, om de snapshots gedurende de afgesproken tijd in een goede staat te houden, er toch voortdurend migraties, kopieerslagen en conversies moeten plaatsvinden.

Economische levensduur

Afschrijvingstermijnen van hardware liggen ook tussen de 3 en 5 jaar.

Ondersteuning leverancier

Een leverancier komt eens in de zoveel tijd met een nieuwe release van zijn programmatuur of hardware. Daarbij worden direct restricties gesteld aan de periode waarin nog ondersteuning wordt verleend over de voorgaande versies.

Bestanden

Per werkproces kan het aantal te beheren verschillende bestanden inclusief documentatie afhankelijk van de bewaartermijn behoorlijk oplopen. (minimaal 2-4)

Bewaartermijnen

Er zijn verschillende soorten bewaartermijnen. Deze moeten worden vastgesteld op basis van de waardering van de gegevens (en de bestaande selectielijsten) op het niveau van proces, project of activiteit.

Een termijn kan afhankelijk zijn van gebeurtenissen waarvan bekend is wanneer ze plaatsvinden.
Voorbeelden: na vaststelling jaarrekening, na datum ontvangst/opmaak.
Een termijn kan ook afhankelijk zijn van een gebeurtenis in de toekomst waarvan niet bekend wanneer deze gaat plaatsvinden.
Voorbeelden: na sloop van het object, na ontslag, na vertrek als cliënt, na verval belang etc.

De te hanteren bewaartermijnen zullen al snel niet overeenkomen met de economische levensduur van de systemen, de periode van ondersteuningdoor de leverancier en de effecten van de technologische turbulentie.

Documentatie

Elke conversie moet uitvoerig worden gedocumenteerd om achteraf te kunnen reconstrueren wat er is gebeurd en waarom het zo is gebeurd (verantwoording).
Daarnaast moet er documentatie zijn in de vorm van handleidingen en gebruiksaanwijzingen. Deze is ook nodig voor het kunnen beheren van de snapshots.
Al dit soort documentatie heeft dezelfde bewaartermijn als de betrokken gegevens.

Kennis

De vraag is of een organisatie in staat is voor langere tijd kennis over de oude systemen vast te houden, gezien de snelle technologische ontwikkelingen en mogelijk verloop van personeel. Natuurlijk zal een en ander in de documentatie zijn vastgelegd maar kennis en ervaring zijn niet te onderschatten elementen.

Beveiliging

Na conversie moeten de snapshots zodanig zijn beveiligd (toegang, autorisatie, bijhouden van logbestanden etc.) dat de betrokken organisatie te allen tijde kan aantonen dat op geen enkele wijze de gegevens gemuteerd of verwijderd kunnen worden.

Controle en systeembeheer

Eenmaal geconverteerd zullen de snapshots regelmatig moeten worden gecontroleerd op beschikbaarheid, leesbaarheid en interpreteerbaarheid. Als extra ondersteuning van de betrouwbaarheid zal controle ook uitgevoerd moeten worden door externen.

Externe controle

Bij conversie en vervanging heeft het de voorkeur om het uitgevoerde proces te laten toetsen door een externe auditor. Zeker als het afbreukrisico hoog is.

Overbrenging

Indien het gaat om permanent te bewaren gegevens zal het oude systeem ten minste moeten voldoen aan de eisen die gesteld worden in de wet. Overleg vooraf met de archiefbewaarplaats waaraan de gegevens over te dragen zijn is wel aan te raden.

Conclusies

Hieruit valt af te leiden dat ook bij een 'snapshot'-oplossing, aan de manier van converteren en het beheer van de bestanden zware eisen te stellen zijn. Deze eisen zijn qua zwaarte en gedeeltelijk ook qua uitvoering, vrijwel gelijk aan de eisen die voor vervanging gelden. Een bijkomend nadeel van een snapshot is dat het een weergave van de gegevensverzameling op een bepaald moment is. Zeker in het geval van gegevensverzameklingen met een dynamisch karakter kan dat een behoorlijk verlies van informatie opleveren.

De garanties voor het behoud van oudere gegevens binnen nieuwe applicaties is beter waar te maken dan met het systeem van snapshots. De systematiek van vervanging, in de zin van reproductie en vernietiging van het origineel, is namelijk meer gericht op het beheer van de informatie en minder op het beheer van de systemen.

Informatiebeheer - bestandsformaat

Een eenvoudig schematisch model

Het model

Semantiek

Kanalen

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

En nu?

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Evaluating File Formats for Long-term Preservation

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Over documenten en bestandsformaten

Inleiding

Complexiteit

Integriteit

Standaarden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

PDF

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Bestandsformaten

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Dead bunny (substitutie)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Bestand (file)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

XML en PDF: Twee standaarden

PDF

XML

Een eenvoudig DTD

Een XML-document

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Documentontologie

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

De procedure omzeilen

Geen vervanging

Tempo organisatorische veranderingen

Technologische turbulentie

Economische levensduur

Ondersteuning leverancier

Bestanden

Bewaartermijnen

Documentatie

Kennis

Beveiliging

Controle en systeembeheer

Externe controle

Overbrenging

Conclusies

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag: