Informatiebeheer - toegankelijkheid

Toegankelijkheid

webmaster — Tue, 28 Feb 2017 21:43:09 +0000

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 12

Archiefregeling:

art. 16 tot en met art. 26A

Overig:

Dit heeft natuurlijk veel te maken met de toegankelijk staat wat in de Archiefterminologie (lemma 145) wordt omschreven als toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden1.
Er is een verschil tussen toegankelijkheid en beschikbaarheid. Iets wat beschikbaar is hoeft niet toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld een link naar een gegeven kan worden verwijderd terwijl het gegeven zelf er nog wel is. Ze is dan echter niet meer vindbaar en dus ook niet bruikbaar. Iets wat toegankelijk is zou ook beschikbaar moeten zijn. Anders is de link niet meer dan een ‘herinnering’ aan iets wat er niet meer is. Beschikbare informatie is dus informatie die er is. Niet beschikbare informatie bestaat niet, want zij is niet waarneembaar. Wanneer zij na een periode van beschikbaarheid niet meer beschikbaar is, is er sprake van entropie (destruction). Beschikbare informatie kan toegankelijk zijn. De mate en manier waarop informatie toegankelijk is kan variëren. Dit is afhankelijk van het belang dat aan die informatie is of wordt toegekend. Een hyperlink naar informatie van een zoekmachine is een vorm van toegankelijkheid. Dus het verbreken van deze link verandert iets aan de mate van toegankelijkheid en indirect iets aan de mate van beschikbaarheid. Maar desondanks blijft die niet gelinkte informatie beschikbaar2.

1. Teuling, drs. A. J. M. d
(2007). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen.
80.
2. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
(2015). "The right people and the right forces need to get together."; Interview with Prof. Luciano Floridi.
9-18.

Grondslag:

Levenscyclus:

3.6 Beschikbaarstellen

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 17 februari 2017 - 1:00pm

Registreren

webmaster — Wed, 28 Dec 2016 15:39:32 +0000

Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

Proces NEN 15489:

Registreren

Uitgangspunt:

Het valt aan te tonen

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Toetsing en control

Archiefwet:

art. 3

Archiefregeling:

art. 17-20, 22, 24

Overig:

Bij het registreren en vormen van dossiers/zaken zijn een aantal kwaliteiten in acht te nemen die te maken hebben met de volgende aspecten:

Compleetheid
(1) Het dossier of zaak is compleet, er missen geen documenten, het dossier of zaak geeft voldoende informatie over de zaak waar het betrekking op heeft op een manier dat reconstructie ten behoeve van bewijs en verantwoording mogelijk is.
(2) De verzameling dossiers of zaken is compleet. Er missen geen dossiers of zaken. Het is bekend waar de dossiers of zaken te vinden zijn, welke dossiers of zaken vernietigd zijn, welke zijn uitgeleend zijn en welke op termijn te vernietigen of over te brengen zijn.

Juistheid en interpreteerbaarheid
De documenten die bij een zaak horen zijn op logische wijze in het dossier of bij de zaak opgenomen zodat het geheel voor de gebruikers op een begrijpelijke wijze en makkelijk te raadplegen is

Betrouwbaarheid
De originele documenten zijn in het dossier of bij de zaak opgenomen en zijn voor zover nodig voorzien van de benodigde handtekeningen of parafen of andere vormen van waarmerking.

Het aanleveren van de juiste versies documenten voor dossiervorming of om toe te voegen aan een zaak is overigens de primaire verantwoordelijkheid van de functionarissen uit het proces. Zij beschikken daarvoor over specifieke proces- en vakinhoudelijke kennis. Het is de verantwoordelijkheid van de functionnaris die de kwaliteit bewaakt om te controleren of deze documenten inderdaad aanwezig zijn.

Registratie en vindbaarheid
Benodigde kenmerken zoals een unieke identificatie (dossiernummer), de weergave van het gezichtspunt, de handeling, het object, de plaats en de tijd zijn in de registratie (beschrijving) van het dossier of zaak opgenomen. Deze beschrijving dekt als vlag de lading van de map. Uit deze kenmerken is te herleiden waar het dossier of de zaak betrekking op heeft en over welke periode een zaak heeft gelopen. Door goede registratie is een dossier of zaak snel vindbaar en tijdig beschikbaar.

Afsluiten
Een dossier of zaak wordt afgesloten op het moment dat het betrokken bedrijfsproces klaar is en dus de zaak is afgerond. Met het afronden van de zaak zijn aangegane verplichtingen of aan het dossier of zaak af te leiden rechten niet beëindigd. Het is aan het dossier of zaak en aan de registratie van dat dossier of zaak te zien dat een zaak is afgerond. Er zijn verschillende momenten waarop de waarop de teller van de wettelijke bewaartermijn gaat lopen.
- De datum afsluiting van een dossier of zaak of
- De datum waarop een aangegane verplichting of recht is vervallen

Klasseren
Vanuit het gezichtspunt van de zaak en de rol van de organisatie daarin is het dossier of zaak voorzien van het correcte ordeningskenmerk afkomstig uit bijvoorbeeld een taxonomien als de basisarchiefcode, de UDC, een productencatalogus, de productbegroting.

Waarderen
Dit is het vanuit de kennis over de context van de organisatie, desamenleving en eventueel de inhoud van eigen selectielijsten bepalen van de bewaarbelangen van dossiers of zaken. Daarmee wordt de juiste bewaartermijn vastgelegd met een verwijzing naar het toegepaste onderdeel cq categorie van een selectielijstvan als extra kenmerk van de beschrijving van het dossier of zaak. Een en ander eventueel in overleg met de archivaris. Wanneer er sprake is van vernietiging, start op het moment dat belangen, rechten en plichten zijn beëindigd de termijn waarna daadwerkelijke te vernietigen is. Feitelijke vernietiging is alleen toegestaan indien aan formele voorwaarden is voldaan. Deze kunnen onderdeel zijn van het eigen informatiebeleid en daarop gebaseerde procedures of afspraken.

Materiele staat
Voor documenten en dossier in papieren vorm - Documenten zijn zodanig met snelhechters in een map opgenomen dat de volgorde en samenhang niet zomaar kan worden verbroken. Dossiers die voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen zijn ontdaan van schadelijk materiaal zoals ijzerwerk, plastic en dergelijke. Deze documenten zijn opgenomen in zuurvrije mappen met duurzaam hechtmateriaal (zippels) en bij overdracht naar het archief verpakt in zuurvrije ‘Amsterdamse’ dozen.
Voor informatie in digitale vorm - Digitale informatie voldoet technisch en qua registratie aan de vereisten gesteld door erkende lichamen zoals standaardenorganisaties.

NB!
Op grond van de toekomstige Wet open overheid en de implementatie van de Dataprotectieverordening van Europa zal het belang van goed registreren alleen maar toenemen,

Grondslag:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 28 december 2016 - 4:00pm

Metadata

webmaster — Sun, 29 May 2016 13:50:07 +0000

Gegevens die context, inhoud, gedrag en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven (NEN 2082).

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Basis voor metadata

Synchronisatie bewaartermijnen documentatie

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 12

Archiefregeling:

art. 17-19, 24

Overig:

De metadata die hier bedoeld is, is onderdeel van het informatieobject dat daarmee bescheven wordt.
Het kan opgenomen zijn in het object, het kan ook opgenomen zijn in een ander informatieobject.
Wetgeving schrijft voor dat deze beide onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.
De bewaartermijnen zijn gelijk of langer dan het object wat daarmee 'beschreven' wordt.

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 mei 2016 - 3:45pm

In plaats van archiveren

webmaster — Wed, 11 May 2016 16:07:45 +0000

Afbeelding:

Soort:

Screenshot

We hebben het niet meer over archiveren maar over by design toegankelijk houden, preserveren of bewaren van informatie tot het weg mag.

Afbeelding komt van synoniemen.net. Het bijzondere en eigenlijk ook wel het mooie is dat in deze grafische weergave het woord archiveren niet voorkomt.

Zie ook

Album:

Levenscyclus:

4 Bewaren

Informatiemodel:

Taak

Labels:

ISDF: International Standard for Describing Functions

webmaster — Wed, 27 Apr 2016 10:38:11 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 27 april 2016 - 12:30pm

ISAD(G) : general international standard archival description

webmaster — Wed, 27 Apr 2016 10:27:55 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 27 april 2016 - 12:30pm

ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families

webmaster — Wed, 27 Apr 2016 10:16:24 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 27 april 2016 - 12:00pm

Archiveren

webmaster — Tue, 12 Apr 2016 11:50:28 +0000

Het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.

Versie 11/1/2015

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 22 november 2014 - 5:30pm

Niet de code maar de systematiek

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:53:31 +0000

De waarde der registratuur zit niet in de nummering, maar in de systematische rangschikking der onderwerpen.

Auteur:

J. Lakeman

Herkomst:

Het praktijksysteem der Nederlandsche registratuur ter dienste van de gemeente-administratie

Informatiemodel:

Functionaliteiten

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 3 juni 2011 - 12:00am

Records management

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:46:51 +0000

Organizations should approach the selection of a records management solution strategically as it has a long-term impact on the enterprise. Consider business objectives for policy management, legal discovery and retention management, as well as integration with your content management infrastructure.

Herkomst:

Gartner - MarketScope for Records Management - 20 mei 2008

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 juni 2008 - 1:30pm